Все, что вам нужно знать об 1С:ЭДО

Что такое 1С:ЭДО

Программа 1С:ЭДО (электронный документооборот от 1С) создана для обмена документами между контрагентами в электронном виде. Задача данного сервиса – в ускорении и упрощении документооборота компаний.

Резкий рост количества удаленных рабочих мест, появившихся в результате пандемии 2020 года, сделал ЭДО одним из самых востребованных решений для бизнеса.

Использование 1С:ЭДО в облачном сервисе 1BITcloud значительно ускоряет процесс проведения любой сделки за счет электронного обмена документами со своими контрагентами. Счета, счета-фактуры, договоры, акты и накладные – все это можно подписать и отправить через сервис электронного документооборота в течение нескольких минут.

Кому подойдёт 1С-ЭДО

Сервис электронного документооборота 1С ЭДО подходит самым разным предприятиям, которые стремятся автоматизировать процесс обмена юридически значимыми документами. Решение разработано для организаций любых видов деятельности, систем налогообложения и масштаба. Основные категории пользователей:

• Небольшие фирмы с простым документооборотом – система поможет упростить рабочие процессы без больших затрат.

• Крупный и средний бизнес – подключение ЭДО 1С позволяет наладить обмен с контрагентами предприятиям со значительным делопроизводством и разветвленной сетью партнеров. Можно создавать одновременно несколько учетных записей у операторов (одного или разных), настроить автоматический роуминг для обмена сведениями.

• Отделы бухгалтерии и финансовые службы – решение ускоряет работу с документами, снижает количество ошибок, устраняет человеческий фактор, сокращает время на ручной ввод данных.

• Менеджеры-продажники и руководители – использование сервиса способствует быстрому обмену документами с контрагентами, позволяет контролировать их поступление, отправку и утверждение. Подписывать договоры, акты, УПД, накладные и т.д. можно и за пределами офиса.

• Компании, которые используют облачные версии программы – к примеру, пользователи 1С: Фреш. Система проста в управлении, легко интегрируется с большинством конфигураций 1С.

• Участники маркированного оборота товаров – сервис упрощает оформление документов, связанных с оборотом маркированной продукции, позволяет четко соблюдать требования законодательства в этой области.

• Организации, которые не ведут учет в платформе 1С, но стремятся использовать ЭДО.

Как происходит передача документов через 1С:ЭДО

Настроить обмен документами можно с любым контрагентом, информация о котором содержится в справочнике «Контрагенты», как о подключенном к 1С:ЭДО.

Рассмотрим алгоритм отсылки-получения документов на примере процедуры подписания договора:

1. Сотрудник компании создает в панели сервиса (или в консолидированной программе 1С) нужный договор, где все необходимые реквизиты сторон заполняются автоматически.

2. Созданный документ подписывается электронной подписью сотрудника (руководителя организации)

3. Подписанный договор отсылается адресату (который предварительно присоединился к сервису ЭДО)

4. Руководитель адресата (компании-контрагента) подписывает со своей стороны договор электронной подписью.

5. Отправителю приходит сообщение о том, что договор подписан.

Все. Обмен документами произошел просто, быстро, без привлечения почты или курьеров, не отнимая времени и сил у сотрудников.

Как подписать и отправить документы в ЭДО

Процесс отправки пакета документов в 1С ЭДО максимально прост и понятен. Организация получает какой-то документ, к примеру, акт выполненных работ, проверяет его, затем подписывает КЭП (квалифицированная электронная подпись) и отправляет. Также можно передать контрагенту собственный документ. Для этого его нужно сформировать, подписать и отправить.

Все файлы в разделе «Текущие дела ЭДО» распределены по следующим основным сегментам:

• входящие;

• исходящие;

• сопоставить;

• отправить;

• распаковать;

• приглашения.

Кроме того, есть подразделы с соответствующие функциями, в том числе:

• отразить в учете;

• исправить;

• утвердить;

• подписать;

• аннулировать;

• распаковать;

• на контроле;

• разобрать.

Пользователь электронного документооборота может отправить своему контрагенту нужный документ. К примеру, рассмотрим, как отправить договор по ЭДО в 1С – пошаговый алгоритм действий:

• Перейдите в раздел программы «Справочники», далее в «Контрагенты».

• Найдите нужную организацию, зайдите в пункт ЭДО «Настройки отправки документов».

• Нажмите кнопку «Создать по договору», выберите соответствующий договор.

• Выполните настройку формата по исходящим документам.

• Подпишите документ и отправьте.

• Дождитесь, пока контрагент получит договор, проверить его и утвердит.

Таким же образом можно отправить своему партнеру любой юридически значимые документ. Создать его можно в разделе «Текущий дела ЭДО». Затем нужно зайти в карточку и далее в пункт «ЭДО», подраздел «Отправить электронный документ». После чего подписать данные и отправить.

В сервисе 1С: ЭДО бизнес может обмениваться документами и с государственными органами. Передать в электронном формате можно:

• накладные торг-12;

• акты выполненных работ (приемки или сдачи);

• счета-фактуры, УПД;

• счета на оплату;

• извещения;

• отчеты по комиссионной торговле;

• акты о расхождениях и др.

При необходимости пользователи могут передавать электронные документы, оформленные в произвольном виде. В этом случае данные также подписываются КЭП и передаются контрагенту по защищенным каналам связи.

Имеют ли документы, переданные через 1С:ЭДО юридическую силу?

Пользователи часто задают вопрос: а действительны ли юридически документы, переданные с помощью электронных средств?

Ответ: да. При передаче документов по сервису 1С:ЭДО, происходит их подписание электронно-цифровой подписью. Что делает документ юридически значимым. Такие документы будут приняты в любом судебном органе.

Преимущества внедрения 1С:ЭДО в бизнес-процессы компании

Использование системы электронного документооборота дает компаниям следующие преимущества:

1. Выигрыш во времени

   Использование 1С:ЭДО в разы сокращает время на отсылку и подписание документов контрагентами. Цикл любой сделки становится существенно короче.

2. Финансовая экономия

   Со временем становится видно, какая сумма экономится на конвертах, марках, почтовых и курьерских услугах.

3. Безопасность.

   Можно не беспокоиться о потери важных документов. Все подписанные документы хранятся в «облаке», на дублирующих друг друга серверах с повышенной защитой.

4. Порядок в делопроизводстве.

   Порядок тут неизбежен. Уже никто не перепутает бумаги, не выкинет нужный документ и не зальет его кофе. Ведь бумажных документов – нет.

   Кроме того, в программе установлено разграничение прав доступа пользователей. Каждый сотрудник будет отвечать только за свое поле деятельности. И видеть, и вести только свои документы. А значит, договоры одного отдела не окажутся в бумагах другого. Каждый документ всегда будет находиться на своем месте. В своем файле.

5. Совместимость и интеграция с любой программой 1С

   1С:ЭДО интегрируется с любой другой программой 1С и позволяет быстро создать и отправить электронный документ непосредственно из этой программ. Такая интеграция позволяет значительно уменьшить количество ошибок при ведении документооборота фирмы.

Что нужно для подключения к 1С-ЭДО

Чтобы начать работу в сервисе, пользователю необходимо сначала получить электронную подпись. Оформить КЭП можно в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных Минцифры.

Для использования системы ЭДО нужно установить на компьютере любую конфигурацию программы «1С, где встроен данный сервис. К примеру, подойдут такие разновидности 1С:

• Бухгалтерия предприятия;

• Бухгалтерия некоммерческой организации;

• Комплексная автоматизация, ред. 2.0;

• Управление нашей фирмой;

• Управление торговлей;

• ERP. Управление предприятием 2.0;

• Управление производственным предприятием;

• ERP. Управление холдингом и др.

Пользователю не нужно делать дополнительные настройки, поскольку система ЭДО уже встроена в базовый функционал программы. Далее необходимо установить на компьютер программу-криптопровайдер и создать в 1С учетный аккаунт в ЭДО. После чего потребуется добавить в систему ваш сертификат ЭДО. Для этого:

• Перейдите в справочник «Организации», найдите нужную компанию и нажмите в общем списке кнопку «Подключить организацию». Или это можно сделать из карточки предприятия.

• В появившемся окне «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО» пропишите сертификат ключа КЭП, получите новый идентификатор или выберите из имеющихся, введите необходимые данные, заполните назначение учетки и нажмите «Подключить».

• После завершения процесса подключения вы можете отправлять своим контрагентам приглашения или принимать их от других компаний.

Некоторые программные продукты от 1С позволяют подключиться в системе ЭДО через настройки в разделе «Администрирование». Для этого требуется зайти сначала во вкладку «Обмен электронными документами», затем в «Обмен с контрагентами». Здесь нужно перейти в настройки «Сервисов ЭДО» и нажать «Подключиться к сервису ЭДО».

Помните, что при использовании в своей деятельности ЭДО предприятию нужно документально зафиксировать изменения процесса документооборота. Так, необходимо оформить приказ о внедрении ЭДО и положение об ЭДО. Когда в электронный формат переводится первичка организации, также следует внести корректировки в учетную политику. Такие требования установлены статьей 21 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации».

Как установить 1С:ЭДО у себя на предприятии

Устанавливать программу не обязательно. Технологии развиваются, и сейчас, чтобы внедрить у себя в компании электронный документооборот, достаточно просто взять в аренду соответствующий сервис. Кстати, облачная аренда любой программы 1С обходится значительно дешевле покупки самой программы.

Для аренды сервиса 1С:ЭДО оставляйте заявку на консультацию ниже, уже через несколько дней в вашей компании забудут, что такое бумажные документы.

Оставить заявку на консультацию