Ситуации, когда стартап перерастает собственную инфраструктуру, действительно довольно часты. Если к базе обращается одновременно много пользователей, 1С начинает тормозить, зависать и вылетать. В результате документы загружаются с задержкой, отчеты формируются долго, а удаленная работа превращается в пытку. Если вы заметили эти проблемы, можно подумать о переносе 1С в облако. Расскажем, что это такое, кому и когда подходит.
Что такое облачная 1С
Для многих предприятий программа 1С является фундаментом ведения учета – от бухгалтерского и налогового до складского и финансового. Работать с конфигурацией можно по-разному. При облачном формате все данные и файлы хранятся не на вашем локальном компьютере, а на удаленном сервере провайдера.
Пользователь получает доступ к базе через интернет. При этом компании не нужно самостоятельно покупать, устанавливать и обновлять ПО. Все эти заботы берет на себя поставщик облачных услуг. Подключение к системе выполняется через браузер, специальное приложение («тонкий клиент») или удаленный рабочий стол.
Признаки, что пора переносить базу в облако
Развитие деятельности, увеличение числа клиентов, рост выручки заставляют бизнес пересматривать подход к работе с 1С. Когда с базой работает один или два сотрудника, смысла в переходе на облако нет. Но если ситуация меняется кардинально и к программе обращаются десятки или сотни специалистов, возникают проблемы. Локальное ПО не справляется с нагрузкой и начинает тормозить дальнейшее развитие бизнеса. Вот основные признаки, по которым можно понять, что пора перенести 1С в облако:
-
Сотрудники жалуются на замедление работы – о нехватке вычислительных мощностей свидетельствуют такие признаки: медленная загрузка документов, долгое формирование отчетности. Зависания особенно часто повторяются при пиковых нагрузках.
-
Добавление каждого нового пользователя требует обновления оборудования – или покупки более производительного компьютера, или серьезной модернизации уже имеющегося.
-
Удаленная занятость становится проблемой – специалистам, которые работают в командировках, из дома, обособленных филиалов, требуется настроить безопасный удаленный доступ к базе. Локальная информационная инфраструктура нередко нуждается в дополнительных серверах или сложной доработке, что удорожает работы.
-
ИТ-служба предприятия больше занята обслуживанием, а не развитием сервисов – вместо модернизации инфраструктуры такие специалисты больше решают технические проблемы. К примеру, связанные с освобождением места на диске, обновлением ПО, контролем резервного копирования и устранением последствий сбоев.
-
Повышение расходов на содержание инфраструктуры бизнеса – любая ошибка ведет к росту затрат. А выход оборудования из строя останавливает работу компании на часы и даже дни. Цена таких простоев может быть непомерно высокой, особенно для стартапов. Бюджетирование и планирование расходов еще усложняют внезапные расходы – такие как обновление лицензий на ПО, приобретение нового сервера, замена дисковой системы или расширение дисковой памяти.
-
Трудности в прогнозировании издержек – в дополнение к текущим ежемесячным расходам у предприятия появляются непредусмотренные траты на модернизацию и поддержку технического состояния оборудования. Такие издержки сложно предугадать и заранее «вписать» в бюджет при финансовом планировании.
Когда нужно поторопиться?
Если вы уже заметили один или несколько из перечисленных выше признаков, значит, пора действовать. Особенно тревожно для предприятия, когда такие проблемы возникли внезапно и парализовали деятельность.
Перенос базы 1С в облако подразумевает не просто переход пользователей на удаленный сервер. Прежде всего, изменяется сам формат эксплуатации ИТ-системы. В ответственность провайдера переходят вычислительные ресурсы, часть технического обслуживания, процессы хранения данных, обновления и резервного копирования.
Не ждите, пока наступит локдаун, и система полностью ляжет. Если вы видите, что бизнес быстро развивается, а инфраструктура не справляется с повышенной нагрузкой, начинайте заранее подготовку к переходу. Это позволит провести миграции с минимальными сложностями, расходами и простоями.
Что дает бизнесу переход в облако
Основное преимущество в том, что для пользователей в целом ничего не меняется. Сотрудники продолжают работать с привычной базой, просто доступ в нее выполняется через интернет.
К примеру, бухгалтер может из дома обрабатывать первичные документы, отражать операции в учете, начислять налоги, составлять и отправлять в ФНС отчеты. Руководитель может и в командировках проверять финансовые показатели, а удаленные специалисты использовать общую базу для контроля данных продаж в подразделении.
Среди других плюсов нужно отметить такие характеристики:
-
Гибкость и масштабируемость – вслед за ростом бизнеса вы можете быстро увеличивать мощность ресурсов (число пользователей, размер хранилища, объем памяти). Для этого не нужно покупать новое оборудование, выполнять сложные настройки. Кроме того, облачные технологии упрощают доступ пользователей, помогают оптимизировать расходы, обеспечивают регулярное обновление ПО и резервное копирование данных.
-
Безопасность и надежность – компании-провайдеры предоставляют высокий уровень защиты информации, который соответствует принятым международным стандартам. Удаленные серверы размещаются в российских дата-центрах уровня Tier III с круглосуточной охраной и резервным электропитанием.
-
Простое техобслуживание инфраструктуры – локальная 1С требует самостоятельно следить за состоянием ее сетевого оборудования, серверов, операционной системы и дисков. Также внимания требуют настройки доступа пользователей, обслуживание самой программы, интеграции, контроль корректности учета. Аренда 1С в облаке избавляет пользователей от этой рутины. Техобслуживанием программы занимается провайдер.
-
Удаленный доступ – сотрудники компании получают надежный доступ через интернет-соединение. Все данные передаются по защищенным каналам связи, что предотвращает утечку информации.
-
Резервирование – вы можете самостоятельно определить периодичность создания резервных копий, к примеру, ежедневно. Данные будут сохраняться автоматически и размещаться отдельно от рабочей базы.
-
Предсказуемость издержек бизнеса – вместо внезапных крупных расходов на приобретение компьютерного оборудования предприятие оплачивает выбранный объем ресурсов. Перечень услуг зависит от тарифного плана.
-
Быстрое развертывание инфраструктуры – новую среду можно установить, протестировать и настроить за пару дней. Чтобы оценить удобство работы с облаком, можно воспользоваться бесплатным тестовым периодом на 30 дней. К примеру, у вас в компании работает одновременно 20 пользователей 1С. Нагрузка «в разы» растет при закрытии месяца. В этот момент все сотрудники пользуются программой, и ее работа замедляется. В 1С в облаке вы можете подобрать ресурсы с учетом этих нюансов. А при росте бизнеса изменить конфигурацию ПО без перехода на новое оборудование.
При оценке вариантов нужно рассчитывать полную стоимость за один период. В локальный вариант входят не только покупка сервера, но и оплата труда программистов, стоимость лицензий, обслуживание оборудования, ремонт, резервирование, цена восстановления после сбоев.
В случае аренды 1С в облаке вы платите за услуги, которые провайдер предоставляет в рамках выбранного тарифа. Обычно сюда входят консультации, лицензии на программу, стоимость аренды сервера, автообновления, резервное копирование и техподдержка.
Что важно сделать перед переносом
До переноса базы в облако важно провести несколько мероприятий, чтобы исключить простои в работе. В первую очередь нужно провести аудит ИТ-инфраструктуры. Соберите требования к конфигурации 1С, объему базы, интеграциям, резервному копированию, количеству пользователей, интернет-каналу и безопасности.
Выберите оптимальный вариант размещения. Это может быть выделенный облачный сервер или уже готовый, к примеру, 1С: Фреш. Первый больше подходит для сложных программ с индивидуальными доработками. Второй – для типовых решений.
Создайте резервную копию рабочей базы. Проверьте, чтобы данные хранились в надежном месте.
Проведите тестирование в облачной среде. Это поможет проверить, как система будет работать в реальных условиях, в том числе при повышенных нагрузках. Оценить производительность 1С в облаке в сравнении с локальной версией.
Заранее продумайте план перехода. Определите время, ответственных лиц, допустимый для бизнеса период простоя, порядок переноса изменений, план возврата на старый сервер. Если у вас база со сложными доработками или есть встроенные автоматические обмены, рекомендуем привлечь для перехода специалистов. Далее расскажем, как выгрузить базу 1С в облако.
Как перенести базу 1С в облако
Приводим базовую инструкцию для миграции 1С в облако. Действия следующие:
-
Выгрузите рабочую базу в файл – это можно сделать через конфигуратор, в меню «Администрирование». Укажите папку, где будет хранится копия.
-
Перенесите файл для загрузки в облако – для этого выберите ранее созданный файл, способ копирования.
-
Загрузите базу в облако – проверьте, что у вас есть доступ к системе (предоставляет провайдер). Далее создайте папку для загрузки, запустите 1С и добавьте новую базу, которая будет размещена в облаке.
-
Запустите новую базу через конфигуратор.
Если вы хотите понять, подходит ли вам работа в облачной 1С, оценить скорость взаимодействия с платформой, начните с тестирования. Наша компания предоставляет 30 дней бесплатного доступа. За это время вы можете перенести рабочую базу, проверить удобство работы, протестировать производительность под пиковой нагрузкой, получить консультацию специалистов. За месяц вы увидите реальную разницу между локальной версией и облачным решением без дополнительных расходов.
Необходима консультация по 1С: Фреш, особенностям работы сервиса или внедрения? Оставляйте свои контакты на нашем сайте или пишите через форму обратной связи.
