ТОП-5 времязатратных задач сотрудников и что можно с этим сделать?

Представьте обычный день в компании: сотрудники тратят часы на поиск информации, согласование правок или восстановление потерянных файлов. Эти рутинные операции съедают до 40% рабочего времени. Разберем самые ресурсоемкие задачи и покажем, как их оптимизировать с помощью интегрированных инструментов — на примере «Яндекс 360 для бизнеса».

1. Коммуницируют в разрозненных мессенджерах и почте

Сотрудники переключаются между почтой, мессенджерами и звонками, теряя контекст разговоров. Пример из практики: менеджер потратил полдня на поиск утвержденного ТЗ, которое «затерялось» в личной переписке коллеги. Решение — единое пространство для общения с разделением личных и рабочих чатов. Например, SMM-специалист создает отдельные каналы для каждого проекта в защищенном корпоративном мессенджере. Сообщения нельзя переслать внешним лицам, а встроенная адресная книга ускоряет поиск контактов. Интеграция с Календарем автоматически напоминает о дедлайнах — больше не нужно дублировать задачи вручную.

2. Управляют версиями документов вручную

Версии файлов множатся в почте, чатах и локальных папках. Редактура превращается в хаос: дизайнер из 3 случайно удалил макеты, а бэкапов не оказалось. Как «Яндекс 360 для бизнеса» помогает решить эту задачу?

• Облачное хранение с историей изменений. Любой файл можно восстановить за 2 клика.

• Разграничение прав. Доступ к папкам получают только утвержденные сотрудники.

• Онлайн-редакторы для одновременной работы.

Файл, сохраненный в 15:00 в Уфе, в 15:01 доступен коллеге во Владивостоке. Парольная защита ссылок предотвращает утечки.

3. Согласовывают встречи через чаты

Согласование времени через чаты, потерянные ссылки на конференции, повторные созвоны из-за отсутствия записи — на это уходит 8–10 часов в месяц. IT-специалист из 5 проводит планерки через Телемост, где трансляцию автоматически сохраняют на Диск. Отсутствующие смотрят запись, а Календарь рассылает напоминания. Для больших событий подойдет режим трансляции на 10 000 зрителей с чатом для вопросов. Интеграция сервисов сокращает подготовку встречи с 20 минут до 2.

4. Ищут файлы в переполненных хранилищах

Сотрудники тратят 30% времени на поиск файлов или актуальных инструкций. В одной компании продажник создал 5 почтовых ящиков, потому что исчерпал место в основном — контрагенты теряли его контакты. Выход — централизованное хранение:

• бесконечная почта без лимитов на объем;

• вики-базы для регламентов с гибким доступом;

• единый поиск по письмам, чатам и Диску.

Администратор настраивает доступы за минуту: новые сотрудники видят только нужные им данные.

5. Обрабатывают клиентские заявки вручную

Ручные рассылки, сбор заявок через формы и отслеживание статистики отнимают до 7 часов в неделю. Эти процессы автоматизированы в «Яндекс 360 для бизнеса»:

1. Формы для приема заявок интегрированы с Диском;

2. Шаблоны писем со скидками рассылаются 50 000 адресатам;

3. Аналитика показывает конверсию по каждому email.

Для сложных сценариев подключают CRM через API — данные о клиентах синхронизируются между сервисами.

Оптимизация временных затрат — это рациональное распределение ресурсов, а не просто ускорение процессов. Сокращение рутинных операций позволяет сотрудникам фокусироваться на профессиональных задачах: преподаватели — на методиках обучения, дизайнеры — на творческих решениях, менеджеры — на клиентском сервисе. Яндекс 360 для бизнеса создает технологичную среду для реализации человеческого потенциала. Результат — повышение качества работы при сокращении операционных издержек.

Оставить заявку на консультацию