Для чего нужны глоссарии в компании?

В условиях динамично развивающегося бизнеса крайне важна ясность коммуникации. Разногласия в трактовке терминов, непонимание специфических понятий новичками, сложности с передачей информации клиентам — все это создает барьеры на пути к продуктивной работе. Решение проблемы – глоссарий. Этот инструмент структурирует знания и задает единые стандарты взаимодействия.

Что такое глоссарий и его основные функции

Глоссарий – систематизированный перечень ключевых терминов, используемых в профессиональной деятельности или внутри конкретной организации. Каждое понятие сопровождается четким определением, примерами использования и контекстом. Основная задача такого документа — устранить неоднозначность трактовок и обеспечить согласованность в понимании информации.

Корпоративный глоссарий не ограничивается простым списком слов: документ адаптируется под изменения в бизнес-процессах и дополняется новыми терминам. Пример: в IT-компании в глоссарии подробно описываются технические аббревиатуры, в маркетинговом агентстве — специфические метрики анализа рекламных кампаний.

Преимущества внедрения глоссариев в бизнес-процессы

Внедрение глоссария в работу организации способно трансформировать внутренние процессы и повысить их эффективность.

Плюсы внедрения глоссариев:

• Снижение количества ошибок из-за разночтений в терминологии.
• Ускорение процесса адаптации новых сотрудников.
• Повышение качества коммуникации между отделами.
• Создание единого стандарта для внешних коммуникаций с клиентами и партнерами.
• Упрощение подготовки документации и обучающих материалов.

Ключевое преимущество – систематизация терминов. Унификация языка общения между отделами маркетинга и разработки предотвращает конфликты из-за несовпадения трактовок требований к продукту. Глоссарий – не статический инструмент. Важно регулярно обновлять документ в соответствии с изменениями в бизнес-процессах или рыночными трендами.

Разновидности глоссариев – от корпоративных до проектных

Глоссарии различаются по целям создания и аудитории, для которой они предназначены. Рассмотрим основные типы:

• Корпоративный глоссарий. Содержит ключевые термины, которые используются в компании на всех уровнях: от топ-менеджмента до клиентской поддержки. Пример: названия продуктов, процессов, ролей, метрик и внутренних сокращений. Работает как основа для всех остальных глоссариев. Помогает сохранить единый язык при росте команды и масштабировании бизнеса.
• Функциональный глоссарий. Ограничен одним отделом — например, маркетингом, продажами, продуктовой командой. В нем указываются термины, которые понятны внутри функции, но могут требовать пояснений для коллег из других подразделений. Такой глоссарий помогает наладить кросс-функциональное взаимодействие и избежать путаницы при совместной работе.
• Проектный глоссарий. Создается под конкретную задачу или временную команду. Описывает термины, аббревиатуры, артефакты и ключевые понятия, актуальные в рамках одного проекта.
• Продуктовый глоссарий. Сосредоточен на терминах, связанных с конкретным продуктом или сервисом. Содержит пользовательские сценарии, названия сущностей, интерфейсные элементы.
• Клиентский глоссарий. Ориентирован на внешнюю аудиторию — клиентов, партнеров, франчайзи. Фиксирует термины, которые компания использует во внешней коммуникации.

Каждый тип глоссария решает свои задачи. В крупных компаниях они сосуществуют и дополняют друг друга. Корпоративный глоссарий задает основу, а остальные уточняют термины в конкретных контекстах — продукте, проекте или функции.

Пошаговое руководство по созданию глоссария с использованием Яндекс 360

Разработка глоссария требует системного подхода. Важно консолидировать и структурировать информацию, на основании которой будет создаваться инструмент, и использовать надежный и удобный сервис для практической реализации. Рассмотрим процесс разработки глоссария на примере «Яндекс 360»:

1. Определите аудиторию. Внутренний глоссарий — для команды, можно использовать профессиональные термины. Внешний — для клиентов, язык должен быть простым и понятным.
2. Соберите термины. Анализ документов, участие во встречах, интервью с сотрудниками — помогают выявить непонятные или часто обсуждаемые слова. Всё, что вызывает вопросы, должно попасть в список.
3. Структурируйте материал. Наиболее оптимальны 2 варианта: алфавитный порядок — для быстрого поиска, тематические разделы — для глубокой проработки (например, «Маркетинг», «Продажи», «Продукт»).
4. Используйте экосистему сервиса «Яндекс 360». Яндекс Документы подойдут для совместной работы над текстом, комментирования и истории правок. Яндекс Таблицы — удобны для структурирования: колонки «Термин», «Определение», «Пример», «Связанные понятия».
5. Настройте доступ. В Яндекс Диск можно раздать права доступа по ролям: редактирование, комментирование или просмотр.
6. Интегрируйте документ в рабочие процессы. Разместите глоссарий на внутреннем портале или подключите к чат-боту, чтобы сотрудники могли быстро находить нужные определения.

Качество глоссария определяют точные формулировки, логичная структура и грамотная настройка доступа.

Заключение

Глоссарий сегодня – не формальный документ, который пылится в корпоративном архиве. Это динамичный инструмент, который влияет на операционную эффективность, качество коммуникации и лояльность клиентов. Использование современных платформ упрощает процесс разработки и распространения глоссариев. Внедрение этого инструмента — шаг к прозрачности, профессионализму и долгосрочному успеху организации.

Оставить заявку на консультацию