Причины перейти на электронный документооборот

Внедрение ЭДО (электронный документооборот) упрощает работу компании, позволяет экономить трудовые и временные ресурсы, автоматизировать бизнес-процессы. Рассказываем, для чего нужен электронный документооборот в организации.

Что такое ЭДО

Этот термин обозначает автоматизированную систему работы с цифровыми данными. При использовании СЭД (система электронного документооборота) все документы можно создавать, хранить и пересылать контрагентам и/или контролирующим органам на электронных носителях. Подлинность информации подтверждает ЭП (электронная подпись). В ЭДО в зависимости от вида обмена можно использовать простую ЭП, к примеру, чтобы подписывать обычные письма, усиленную квалифицированную или неквалифицированную.

Зачем нужен электронный документооборот

Перед переходом на СЭД необходимо оценить все плюсы и минусы такой системы. Что дает электронный документооборот бизнесу:

• Любой документ можно перевести в цифровой формат – договор, счет-фактуру, акт и т.д.
• Легко обмениваться информацией как внутри компании между сотрудниками, так и с налоговыми или другими государственными органами, с контрагентами.
• Сокращение повседневных затрат – на канцтовары, печать, бумагу, на почтовую отправку документов по назначению и оплату услуг архива.
• Обеспечение сохранности информации, снижение вероятность утери или кражи документации.
• Сокращение длительности бизнес-процессов по обмену документами, что повышает эффективность работы компании в целом.
• Снижается вероятности ошибок при заполнении данных, статус каждого документа можно отслеживать.

Помимо преимуществ внедрения электронного документооборота у такой системы есть и недостатки. Основной минус в том, что если у контрагента организации еще нет ЭДО, то придется вести и бумажный, и электронный документооборот одновременно.

Как внедрить ЭДО

Работать с ЭДО позволяют специальные сервисы, например 1С-ЭДО. Это решение позволит вам: настроить безбумажный документооборот между организациями, сэкономить на курьерах и получать документы от контрагентов прямо в 1С.

Чтобы начать использовать электронные документы, нужно приобрести электронную подпись и подключиться к оператору данных. Затем потребуется настроить процессы внутри компании. Порядок работы с ЭДО можно прописать в учетной политике предприятия. Важно учесть, на каких участках и в отношении каких документов планируется использовать электронный документооборот, какой вид ЭП будет применяться, кто из сотрудников и за что будет отвечать.

Обмен документами между пользователями обеспечивает специальная организация – оператор ЭДО. Список аккредитованных компаний приведен на сайте ФНС. При выборе оператора рекомендуем обращать внимание на такие критерии, как стоимость обслуживания, перечень услуг в тарифных планах, удобство сервиса и график работы техподдержки.

Виды электронного документооборота

В зависимости от сферы применения есть разные виды электронного документооборота. Рассмотрим подробнее, какие бывают ЭДО:

• Внутренний – применяется бизнесом для обслуживания делопроизводства внутри предприятия. С его помощью можно организовать обмен документами между сотрудниками и руководителями подразделений, работниками разных отделов, филиалов, представительств и дочерних компаний. К внутреннему ЭДО относятся распоряжения, приказы по личному составу, служебные записки, внутренние регламенты, отчеты и прочие документы, которые передаются в пределах одной фирмы. Использование СЭД позволяет уменьшить нагрузку на сотрудников и упростить процессы делопроизводства.

• Внешний – предназначен для взаимодействия с контрагентами предприятия. К примеру, поставщиками, покупателями, партнерами, инвесторами, подрядчиками и т.д. Через внешний ЭДО можно обмениваться договорами, счетами, счетами-фактурами, накладными, актами сдачи-приемки, отчетами, письмами и т.д. Безопасность передачи информации и хранения электронных документов обеспечивает оператор ЭДО. Юридическую силу цифровым документам дает УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись).

• С госорганами – упрощает процессы взаимодействия с контролирующими структурами. К примеру, налоговыми органами, СФР, Росстат. Такой тип цифрового документооборота применяется для обмена письмами, сдачи отчетности, получения официальных ответов, подачи заявлений и т.д. Это избавляет от необходимости лично посещать государственные учреждения и стоять в очередях. Кроме того, в некоторых случаях использование ЭДО обязательно по закону. К примеру, для сдачи годовой бухгалтерской отчетности и деклараций по НДС, участия в закупках, работы с маркируемыми товарами.

Также виды ЭДО зависят от характера передаваемых документов. Это кадровый документооборот, бухгалтерский, налоговый, производственный, складской, управленческий, архивный, международный. Еще выделяют конфиденциальный, технологический, секретный и прочие типы ЭДО.

Кто участвует в электронном документообороте

Начать пользоваться системой ЭДО могут как юридические лица, так и предприниматели, а также бюджетные учреждения. Всего в электронном документообороте участвуют четыре стороны:

• Участники ЭДО – лица, которые обмениваются документами и файлами в рамках ЭДО с помощью специального программного обеспечения. Вкратце процесс можно описать так – пользователь формирует нужный документ в ПО, подписывает его и пересылает второй стороне по защищенным каналам связи. Принимающая сторона получает файл, проверяет его и проставляет отметку о принятии. В результате такого обмена у отправляющей и принимающей сторон остается документ с подписью обоих участников.

• Оператор ЭДО – это компания, которая официально аккредитована ФНС на предоставление услуг по обмену документами в электронном виде по ТКС. Полный перечень таких организаций приведен на сайте ФНС. Оператор ЭДО обеспечивает обмен электронными документами, гарантирует законность и безопасность процесса. Кроме того, именно оператор контролирует срок действия ЭП, проверяет ее легитимность при заверении документов, а также фиксирует историю всех действий с документом. Это может быть важно при судебных разбирательствах.

• Удостоверяющий центр – это организация (государственная или частная), имеющая право выпускать электронные подписи, выдавать пользователям сертификаты ЭП. В задачи УЦ входит выпуск, обслуживание сертификатов ключей проверки ЭП, идентификация заявителей, техническая поддержка клиентов. В УЦ можно получить квалифицированные или неквалифицированные электронные подписи. Первые отличаются максимальным уровнем защиты. Документы, подписанные КЭП, обладают полной юридической силой и признаются государством. С помощью НЭП можно подписывать документы с контрагентами и внутри предприятия, если стороны оформили соответствующее бумажное соглашение.

• Государственные органы – это контролирующие ведомства, наделенные полномочиями по аккредитации операторов ЭДО, проверке их работы, регулировке процесса на законодательном уровне.

Электронная подпись

Особенность документа, который передается через ЭДО, в том, что он имеет юридическую силу только при условии правильного подписания. Для удостоверения информации используется электронная подпись. Это специальный индивидуальный цифровой код, который прикрепляют к документу. Подписанные ЭП документы имеют полноценную юридическую силу и равнозначны обычным бумажным бланкам с рукописной подписью.

К примеру, можно использовать для заверения документов КЭП. Также можно заверить информацию с помощью неквалифицированной электронной подписи, если стороны заранее договорились ее признавать.

Таким образом, на первом этапе при организации ЭДО нужно получить электронную подпись. Сделать это можно в удостоверяющем центре. Организация должна быть аккредитована государством на оказание подобных услуг. Актуальный перечень официальных УЦ размещен на сайте Минцифры РФ.

Чтобы использовать КЭП, нужно оформить в УЦ квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. По общепринятому порядку выдавать юрлицам и ИП квалифицированный сертификат ЭП может только УЦ ФНС РФ. Получить такой сертификат компания или предприниматель могут бесплатно. За переоформлением подписи нужно также обращаться в ФНС РФ.

Важно! Помните, что с 1-ого января 2023 года коммерческие удостоверяющие центры вправе выдавать квалифицированные сертификаты только физическим лицам. Соответствующие разъяснения приведены в Письме ФНС России от 01.03.2022 N ЕА-4-26/2465@.

Мы предлагаем 1С-ЭДО в облаке с быстрой настройкой и подключением. 1С в облаке от БИТ.CLOUD - это круглосуточная техническая поддержка и линия консультация по работе в 1С, ежедневное резервное копирование Ваших баз, работа из любого места и с любого устройства. Хотите узнать больше? Оставляйте заявку на консультацию ниже!

Оставить заявку на консультацию