Подотчетные средства: отвечаем на самые популярные вопросы

Часто предприятию требуется приобрести канцтовары, хозяйственные инструменты или ГСМ для автомобиля. Сделать это может работник организации, которому выдаются подотчетные средства. Облагается ли такая сумма НДФЛ? Как в учете отражается возврат подотчетных средств? Ответы на эти и другие популярные вопросы – далее.

Облагается ли НДФЛ сумма подотчетных средств?

По принятым правилам полученные подотчетные средства на являются доходом работника. Так как они выдаются для решения конкретных задач предприятия. Следовательно, экономической выгоды у физлица не возникает, поэтому объекта обложения НДФЛ нет (пункт 1 статьи 41, статья 209 НК РФ).

Но сотрудник обязан документально подтвердить понесенные траты, а приобретенные ТРУ (товары, работы или услуги) должны быть приняты организацией к учету. При отсутствии документального подтверждения у работника возникает доход, который облагается НДФЛ. Если выданы подотчетные средства и деньги не возвращены сотрудником в срок, то доход возникает при прощении долга или в случае истечения срока исковой давности (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).

Какой порядок возврата подотчетных средств?

Выданные и неизрасходованные денежные средства подотчетным лицам на различные цели подлежат возврату в установленный в компании срок. Остаток можно вернуть разными способами. Возврат подотчетных средств – проводки:

• Д 50 К 71 – возвращен остаток в кассу предприятия;

• Д 51 К 71 – возвращен остаток на расчетный счет компании.

При возврате остаток подотчетных средств в отчете указывается одновременно с реквизитами операции. Это может быть дата и № ПКО или дата и № денежного перевода.

Обязательно ли соблюдать лимит расчетов наличными при выдаче подотчетных средств?

Такой лимит соблюдать не нужно, так как физлица не признаются участниками наличных расчетов (пункты 1, 4 Указания N 5348-У). Но в ходе расчетов от имени предприятия с другими контрагентами соблюдать лимит в 100 000 рублей обязательно. Данное требование распространяется на выдачу подотчетных денежных средств ИП, которые работают по ГПД.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчетные средства?

Невозвращенные средства нужно отразить в учете, например, в специальной программе- 1С. Работодатель вправе удержать такую сумму из зарплаты работника при соблюдении установленных условий. Если не сделать это вовремя, взыскать долг можно только через суд. Отражаются невозвращенные подотчетные средства на счете 71 в корреспонденции со счетом 94.

Можно ли перечислить подотчетные денежные средства на карту

Правила это допускают. При перечислении на карту нужно указать ее реквизиты в заявлении/приказе на выдачу средств. В назначении платежа необходимо уточнить, что деньги перечисляются под отчет. К примеру, «Аванс на командировочные расходы» или «Под отчет на хознужды». Код вида дохода заполнять не требуется.

Оставить заявку на консультацию