Облачная бухгалтерия отеля: насколько удобно?

1С: Отель – это удобное облачное решение для комплексного управления отелями любого масштаба. Решение позволяет автоматизировать все гостиничные бизнес-процессы – от бронирования мест и контроля статусов номеров до настройки тарифов, учета дополнительных услуг и расчетов с постояльцами.

Возможности облачной 1С для отелей

Конфигурация 1С: Отель облачная предназначена для автоматизации учета гостиниц любого формата, в том числе хостелов, отелей, домов отдыха, пансионатов. Внедрение продукта позволяет владельцам бизнеса оптимизировать штат персонала, фонд зарплаты; предоставляет инструменты для роста прямых продаж, среднего чек и сокращения расходов отеля.

В программе реализованы рабочие места для всех категорий персонала данного бизнеса. В первую очередь для руководителей предприятий, а также для менеджеров отдела бронирования номеров, портье (администраторов), бухгалтеров, экономистов и юристов, супервайзеров.

Основные возможности решения:

1. Удобное и простое бронирование номеров – в системе реализована интерактивная карта, по которой можно наглядно ознакомиться с номерным фондом с учетом пожеланий постояльцев. Такая функция позволяет также контролировать загруженность гостиницы. Доступно групповое и индивидуальное бронирование./li>
2. Автоматизация процесса оформления иностранных гостей – в процессе регистрации постояльца или при выселении информация автоматически передается в ФМС.
3. Оперативная регистрация – благодаря встроенной функции сканирования паспортов ускоряется оформление гостей. Эта возможность также исключает ошибки в данных.
4. Экспресс-заселение постояльцев – при предварительном бронировании и оплате номера гость получает специальный QR-код. С его помощью можно максимально сократить время заселения, упростить выдачу ключа.
5. Динамические тарифы – в систему встроен календарь управления ценами с учетом категории отеля или его загрузки в нужный период времени. Гибкость продаж повышают дополнительные услуги и управление стоимостью проживания.
6. Работа со скидками – сервис позволяет работать с накопительными и простыми скидками, которые можно настроить и разбить по группам услуг.
7. Взаиморасчеты с контрагентами и гостями – типовые настройки позволяют разделить счета по суммам, видам услуг, прочим параметрам. Для контроля задолженности руководитель может уточнить величину отложенного платежа по карте постояльца, глубину возможного ухода в минус.
8. Контроль расходования материалов – в сервисе удобно отслеживать фактический и плановый расход по материалам. Программа задает нормативы по категориям номерного фонда.

Преимущества ведения учета отеля в 1С в облаке

Особенности 1С Отеля облака позволяют успешно решать все основные задачи, стоящие перед гостиничным бизнесом. Внедрение сервиса помогает ускорить обслуживание гостей, повысить эффективность работы администраторов, обеспечить прозрачность приема документов и оптимизировать заселение.

Среди основных преимуществ облачной версии нужно отметить следующие моменты:

1. Экономия средств – бизнесу не нужно приобретать собственное оборудование, сервера, программное обеспечение и лицензии. Все расходы, включая IT-обслуживание, берет на себя компания-провайдер. Стоимость аренды облака зачастую оказывается «в разы» ниже, чем содержание локальной версии.
2. Гибкость и масштабируемость – облачное ПО легко настроить под текущие потребности компании. При изменении объемов работы, появлении новых направлений систему можно быстро перестроить без сложных технических процессов. К примеру, можно изменить объем хранилища, увеличить или уменьшить число пользователей, управлять другими параметрами.
3. Автоматические обновления и резервное копирование – не нужно следить за выходом новых версий: обновление и резервирование уже включены в стоимость тарифа.
4. Безопасность информации – все данные хранятся на удаленных серверах в надежных дата-центрах. Шифрование и современные методы защиты исключают риски потери данных, предотвращают несанкционированный доступ и обеспечивают стабильность работы.
5. Антивирусная защита — провайдеры используют современное антивирусное ПО для защиты от DDoS-атак.
6. Качественная техподдержка – многие поставщики облачных услуг оказывают техническую поддержку в круглосуточном режиме.

Важно учитывать, что переход на облачную модель работы с 1С сопряжён с определёнными рисками. Например, зависимость от интернет-соединения, вопросы производительности, ежемесячные платежи. Также не все провайдеры разрешают вносить глубокие изменения в стандартные конфигурации 1С.

Функционал решения

Работать в программе можно в режиме «тонкого клиента», через веб или интернет. Доступно создание рабочих мест как для отдельных специалистов, так и для групп сотрудников. При этом легко настроить интерфейс с учетом роли пользователя, его функционала и прав.

Решение интегрируется со следующими системами:

1. электронными замками;
2. сканерами паспортов проживающих лиц;
3. чат-ботами – для общения персонала и гостей;
4. онлайн ККТ – с учетом требований № 54-ФЗ;
5. системами платного ТВ;
6. программами Channel Manager.

Основные функции 1С: Отель облака:

1. Онлайн-управление статусами номерного фонда отеля – администратор может в любой момент уточнить по базе, какие номера заняты или свободны; где нужна уборка.
2. Оценка загрузки гостиницы – легко провести с помощью графической интерактивной карты номеров, при необходимости удобно перенести бронь для оптимизации заселения гостей.
3. Экспресс-заселение – этот инструмент дает возможность считать QR-код из формы бронирования. После чего сервис производит автоматический поиск брони, выполняет заселение гостя и выдает ключ.
4. Сканер паспортов проживающих – функция ускоряет процесс оформления гостей, данные о регистрации сохраняются в программе. С помощью данного инструмента можно сократить траты на расходники при копировании документов. Также есть возможность подключения систем распознавания (ABBYY Passport Reader SDk или PassportBox).
5. Функция квотирования – благодаря применению квот можно выделять часть номеров агентам или снимать комнаты с продажи.
6. Автоматическое назначение скидок – сервис самостоятельно отслеживает общую сумму продаж гостю, количество заездов/ночей и изменяет тип скидки при достижении определенного лимита. При этом система отправляет менеджерам уведомления со списком проживающих и новыми уровнями в программе лояльности.
7. Учет бонусов – ведется в программе по правилам вашего отеля. Есть функция настройки системы лояльности для повышения интереса гостей.
8. Автоматические рассылки – функция позволяет настроить полезные уведомления для гостей, к примеру, о бронировании, сроках расчетов, поступлении оплаты, возможности экспресс-заселения, отзывах после выезда и т.д.
9. Инструменты для роста продаж допуслуг отеля – включают рабочее место «Киоск», с помощью которого можно быстро оформлять гостям и незаселенным клиентам чеки по реализации различных товаров/услуг. Рассчитать общий счет удобно с помощью обмена данными с системами 1С: Ресторан, 1С: Фитнес клуб, 1С: Салон красоты и 1С: СПА-Салон.
10. Функции для горничных – позволяют управлять статусами номеров, отслеживать состояние заселения и уборки. К примеру, при заезде проживающего отображается статус «занятый, чистый», а при выезде статус сменяется на «свободный, грязный». С помощью специального отчета горничные могут посмотреть, где и какие работы нужно выполнить. Кроме того, сервис помогает планировать обязанности и выдавать задания конкретно под каждого работника.
11. Возможность интеграции с 1С: Бухгалтерия 8 – можно настроить выгрузку счетов в бухгалтерскую базу и обратную загрузку платежей. В результате работники получают оперативные данные по оплатам, могут высылать напоминания о сроках расчетов. В случае непоступления оплаты бронь снимается, номера попадают в свободную продажу.
12. Отчетность – в программе можно рассчитывать все важные показатели деятельности отеля, включая выручку по номерам, средние цены, загрузку фонда, сумму продаж, среднюю продолжительность проживания и пр. Финансовые отчеты просты в настройках, позволяют провести анализ деятельности бизнеса по разным направлениям.

Кому подходит облачная 1С: Отель

1С: Отель подходит для автоматизации рабочих процессов гостиничного бизнеса любого формата. Решение можно использовать в:

1. гостиницах;
2. мини-отелях;
3. хостелах;
4. гостиничных сетях;
5. бизнес-отелях;
6. пансионатах;
7. курортных домах и т.д.

Разработчики предусмотрели в программе рабочие места для менеджеров отдела бронирования, руководителей, администраторов, супервизоров и прочих специалистов. Также с сервисом могут работать бухгалтеры и кадровики. Использовать программу можно с любого оборудования, в том числе с мобильных устройств.

Стоимость и тарифы

Облачную 1С: Отель можно взять в аренду для организации удаленной работы в программе. При этом пользователю не нужно устанавливать ПО на свое оборудование, а значит, не требуется покупать лицензии на коробочные версии.

Оплата аренды производится каждый месяц (или иной период) с учетом фактически потребленных ресурсов. Стоимость конфигурации зависит от таких факторов, как число рабочих мест, дополнительный и основной функционал.

Отзывы пользователей

Пользователи отмечают, что решение 1С: Отель представляет собой мощный инструмент для автоматизации деятельности гостиничного бизнеса. Система помогает сократить расходы, улучшить качество обслуживания гостей, расширить продажи дополнительных услуг, увеличить прибыль. Работать в программе просто и удобно. Гибкие настройки позволяют легко управлять номерным фондом, быстро оформлять бронирование, формировать заказы с учетом пожеланий гостей.

Благодаря гибкости, масштабируемости, широкому функционалу и возможности интеграции с другими продуктами 1С Отель станет незаменимым помощником для гостиничного бизнеса, который стремится к безупречному клиентскому сервису и повышению своей конкурентоспособности.

У нас можно купить программные решения 1С, в том числе облачную 1С:Отель. Наши специалисты службы технической поддержки работают в режиме 24/7. Мы будем рады проконсультировать вас, настроить необходимую конфигурацию 1С и обеспечить комфортную работу из любой точки мира.