Как организовать работу сотрудников удаленно?

Как организовать работу сотрудников удаленно?

Правильная организация компании позволяет сотрудникам эффективно решать поставленные задачи и заниматься ведением бизнес-проектов, в том числе на удаленной работе. В условиях карантина, а также при отсутствии необходимости размещать весь штат сотрудников в офисе (что позволяет снизить затраты на аренду помещения и содержание рабочих мест) перевести часть персонала на удаленную работу очень удобно. Для менеджмента важно определиться с ключевой целью компании, которую можно разбить на несколько задач и распределить их между персоналом. Это позволит понять, какие решения должны приниматься только в офисе, а какие сотрудники смогут выполнять удаленно.

Подготовка ключевых служб для удаленной работы

1. Правильная организация ИТ-инфраструктуры, так как именно она отвечает за связь сотрудников компании с менеджментом и позволяет управлять выполнением поставленных задач.
2. Перед переводом на удаленную работу каждый из специалистов должен получить на компьютер (личный или выданный в офисе) установленный Teamviewer (программное обеспечение для удалённого контроля компьютеров, обмена файлами между управляющей и управляемой машинами) + VPN (для обеспечения безопасного доступа в интернет).
3. Важно удостовериться, что каждый из сотрудников, переводимых на удаленный режим работы, имеет хороший доступ к интернету (отличным решением может стать выпуск приказа о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии).

Задачи для ИТ-службы

ИТ-департамент также должен проследить за тем, чтобы у каждого из удаленных сотрудников был доступ к следующим службам:

1. Чат для всей компании, где будут публиковаться ключевые задачи и результаты проделанной работы. Можно использовать любой из мессенджеров или корпоративную почту. Крупным компаниям подойдет вариант с созданием чата для руководителей всех подразделений, которые затем смогут транслировать полученную информацию своим специалистам;
2. Софт для видеозвонков – важный момент для организации встреч и переговоров, обсуждения заказов с подрядчиками. Сотрудники должны иметь доступ к микрофону, видео, а также возможности продемонстрировать свой рабочий экран (например, при показе презентаций и таблиц). Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь;
3. Облако с документами, куда можно подгружать объемные файлы, видео, фотографии. Также при помощи облака можно обеспечить совместную работу над документом, что очень удобно при коллективном ведении проектов;

Слагаемые эффективной удаленной работы

Не зря говорят, что инструменты – это только половина успеха, настоящая эффективность зависит от правильной работы с ними. Каких же правил нужно придерживаться, чтобы удаленная работа получилась эффективной и позволила компании решить стратегически важные задачи без лишних затрат:

1. Удаленные работники должны соблюдать штатное расписание, то есть быть на работе в то же время, что и те, кто остался в офисе. В рабочее время сотрудники всегда должны быть доступны (или заранее предупредить руководится об отсутствии). К сожалению, контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте можно только по эффективности решенных задач.
2. Все процессы должны обсуждаться в чате, то есть удаленные работники и те, кто остался в офисе, должны действовать как единый организм, решая одни и те же задачи. В чате можно зафиксировать договоренности, назначать встречи и контролировать их посещение.
3. При этом для решения ключевых вопросов использовать чат не стоит. Если на повестке дня стоит большое количество задач, эффективнее будет собрать колл в подходящее время, чтобы обсудить все вопросы без ущерба эффективности компании. Видеозвонки должны быть полностью эквиваленты рабочим встречам в реальной жизни. Лучше, если коллы будут проводиться с доступом к видео, чтобы каждый из сотрудников мог видеть остальных. Все звонки должны заноситься в календарь, чтобы сотрудники имели возможность заранее к ним подготовиться.
4. После видеозвонка все договоренности должны быть зафиксированы в письменном виде, чтобы сотрудники не упустили стратегически важные моменты и принятые решения. Звонки могут проводиться как коллективно (например, всем отделом), так и с отдельно взятыми сотрудниками напрямую.

Чтобы снизить риски отвлечения сотрудника во время работы на посторонние задачи, следует перед переводом на удаленную работу провести семинар, обозначив важность такого процесса и значимость каждого специалиста по-отдельности. Это позволит сотрудникам ощутить себя неотделимой частью компании и начать более ответственно подходить к выполнению поручений.

Кадровая служба

Ключевая задача – определить список сотрудников, которые будут переведены на удаленную работу. Отправить на удаленную работу можно тех сотрудников, деятельность которых не привязана к конкретному рабочему месту и может выполняться удаленно. В зависимости от специфики компании, подготавливается список необходимых документов (согласно ТК РФ «Дистанционная работа»). У каждого из сотрудников должны быть заполненные учетные записи в каждой из систем, которые используются для осуществления деятельности.

Удостоверьтесь, что все сотрудники, которых переводят на удаленную работу, ознакомлены с ее принципами и знают, как вести себя в той или иной ситуации, куда обращаться при появлении проблем и как отчитываться о проделанной работе. Для проверки навыков можно провести специализированное тестирование.

Удаленная работа имеет ряд преимуществ как для сотрудников, так и для работодателя:

1. Улучшает культуру компании. Удаленная работа помогает сотрудникам сохранять баланс между работой и жизнью, а также способствует развитию корпоративной культуры.
2. Повышает вовлеченность в рабочий процесс и производительность. Как ни странно, удаленная работа очень часто является решением проблемы отвлеченного внимания сотрудников. Возможно, это вызвано тем, что сотруднику становится легче соблюдать баланс работа-жизнь.
3. Снижает расходы. Удаленная работа экономит деньги, так как избавляет от необходимости содержать офис, обеспечивать рабочие места. А сами сотрудники экономя на проезде, на еде и т.д.
4. Снижается желание уволиться. Как показывает практика многих компаний, порой сотрудники увольняются не из-за плохого начальника или скуки на рабочем месте, а чтобы улучшить баланс работа-жизнь. Они ищут компании, которые могут дать им возможности для этого.

У Вас появилось желание попробовать организовать удаленную работу своих сотрудников?

У компании «Первый Бит» есть огромный опыт обеспечения удаленной работы как своих сотрудников, так и сотрудников компаний-клиентов. На период пандемии мы абсолютно бесплатно предлагаем помощь в переводе сотрудников на удаленную работу.

Закажите обратный звонок, мы свяжемся с Вами и обсудим все нюансы подробнее прежде чем приступить к работе!

Оставить заявку на консультацию