Как организовать работу сотрудников удаленно?

Как организовать работу сотрудников удаленно?

Правильная организация компании позволяет сотрудникам эффективно решать поставленные задачи и заниматься ведением бизнес-проектов, в том числе на удаленной работе. В условиях карантина, а также при отсутствии необходимости размещать весь штат сотрудников в офисе (что позволяет снизить затраты на аренду помещения и содержание рабочих мест) перевести часть персонала на удаленную работу очень удобно. Для менеджмента важно определиться с ключевой целью компании, которую можно разбить на несколько задач и распределить их между персоналом. Это позволит понять, какие решения должны приниматься только в офисе, а какие сотрудники смогут выполнять удаленно.

Подготовка ключевых служб для удаленной работы

1. Правильная организация ИТ-инфраструктуры, так как именно она отвечает за связь сотрудников компании с менеджментом и позволяет управлять выполнением поставленных задач.
2. Перед переводом на удаленную работу каждый из специалистов должен получить на компьютер (личный или выданный в офисе) установленный Teamviewer (программное обеспечение для удалённого контроля компьютеров, обмена файлами между управляющей и управляемой машинами) + VPN (для обеспечения безопасного доступа в интернет).
3. Важно удостовериться, что каждый из сотрудников, переводимых на удаленный режим работы, имеет хороший доступ к интернету (отличным решением может стать выпуск приказа о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии).

Задачи для ИТ-службы

ИТ-департамент также должен проследить за тем, чтобы у каждого из удаленных сотрудников был доступ к следующим службам:

1. Чат для всей компании, где будут публиковаться ключевые задачи и результаты проделанной работы. Можно использовать любой из мессенджеров или корпоративную почту. Крупным компаниям подойдет вариант с созданием чата для руководителей всех подразделений, которые затем смогут транслировать полученную информацию своим специалистам;
2. Софт для видеозвонков – важный момент для организации встреч и переговоров, обсуждения заказов с подрядчиками. Сотрудники должны иметь доступ к микрофону, видео, а также возможности продемонстрировать свой рабочий экран (например, при показе презентаций и таблиц). Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь;
3. Облако с документами, куда можно подгружать объемные файлы, видео, фотографии. Также при помощи облака можно обеспечить совместную работу над документом, что очень удобно при коллективном ведении проектов;

Слагаемые эффективной удаленной работы

Не зря говорят, что инструменты – это только половина успеха, настоящая эффективность зависит от правильной работы с ними. Каких же правил нужно придерживаться, чтобы удаленная работа получилась эффективной и позволила компании решить стратегически важные задачи без лишних затрат:

1. Удаленные работники должны соблюдать штатное расписание, то есть быть на работе в то же время, что и те, кто остался в офисе. В рабочее время сотрудники всегда должны быть доступны (или заранее предупредить руководится об отсутствии). К сожалению, контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте можно только по эффективности решенных задач.
2. Все процессы должны обсуждаться в чате, то есть удаленные работники и те, кто остался в офисе, должны действовать как единый организм, решая одни и те же задачи. В чате можно зафиксировать договоренности, назначать встречи и контролировать их посещение.
3. При этом для решения ключевых вопросов использовать чат не стоит. Если на повестке дня стоит большое количество задач, эффективнее будет собрать колл в подходящее время, чтобы обсудить все вопросы без ущерба эффективности компании. Видеозвонки должны быть полностью эквиваленты рабочим встречам в реальной жизни. Лучше, если коллы будут проводиться с доступом к видео, чтобы каждый из сотрудников мог видеть остальных. Все звонки должны заноситься в календарь, чтобы сотрудники имели возможность заранее к ним подготовиться.
4. После видеозвонка все договоренности должны быть зафиксированы в письменном виде, чтобы сотрудники не упустили стратегически важные моменты и принятые решения. Звонки могут проводиться как коллективно (например, всем отделом), так и с отдельно взятыми сотрудниками напрямую.

Чтобы снизить риски отвлечения сотрудника во время работы на посторонние задачи, следует перед переводом на удаленную работу провести семинар, обозначив важность такого процесса и значимость каждого специалиста по-отдельности. Это позволит сотрудникам ощутить себя неотделимой частью компании и начать более ответственно подходить к выполнению поручений.

Кадровая служба

Ключевая задача – определить список сотрудников, которые будут переведены на удаленную работу. Отправить на удаленную работу можно тех сотрудников, деятельность которых не привязана к конкретному рабочему месту и может выполняться удаленно. В зависимости от специфики компании, подготавливается список необходимых документов (согласно ТК РФ «Дистанционная работа»). У каждого из сотрудников должны быть заполненные учетные записи в каждой из систем, которые используются для осуществления деятельности.

Удостоверьтесь, что все сотрудники, которых переводят на удаленную работу, ознакомлены с ее принципами и знают, как вести себя в той или иной ситуации, куда обращаться при появлении проблем и как отчитываться о проделанной работе. Для проверки навыков можно провести специализированное тестирование.

Удаленная работа имеет ряд преимуществ как для сотрудников, так и для работодателя:

1. Улучшает культуру компании. Удаленная работа помогает сотрудникам сохранять баланс между работой и жизнью, а также способствует развитию корпоративной культуры.
2. Повышает вовлеченность в рабочий процесс и производительность. Как ни странно, удаленная работа очень часто является решением проблемы отвлеченного внимания сотрудников. Возможно, это вызвано тем, что сотруднику становится легче соблюдать баланс работа-жизнь.
3. Снижает расходы. Удаленная работа экономит деньги, так как избавляет от необходимости содержать офис, обеспечивать рабочие места. А сами сотрудники экономя на проезде, на еде и т.д.
4. Снижается желание уволиться. Как показывает практика многих компаний, порой сотрудники увольняются не из-за плохого начальника или скуки на рабочем месте, а чтобы улучшить баланс работа-жизнь. Они ищут компании, которые могут дать им возможности для этого.

Решения для организации дистанционной работы команды

Перевод персонала на дистанционный формат — задача, которая выходит далеко за рамки установки мессенджера и рассылки паролей. Чтобы организовать удалённую работу сотрудников без провалов в производительности, компании нужна выстроенная цифровая среда: от защищённого подключения до сервисов совместного редактирования документов. Без системного подхода даже лучшие специалисты теряют время на стыках между инструментами, а руководитель лишается прозрачности процессов.

Практика показывает, что успешная организация удалённой работы опирается на три столпа — надёжную ИТ-инфраструктуру, понятные регламенты и техническую поддержку, доступную в режиме реального времени. Рассмотрим конкретные решения, которые закрывают каждое из этих направлений.

Начнём с канала связи. Корпоративный VPN обеспечивает шифрованный доступ к внутренним ресурсам компании из любой точки — дома, коворкинга, командировки. При этом важно, чтобы канал был не просто защищённым, но и достаточно быстрым: задержки при работе с 1С или ERP-системой сводят на нет все преимущества удалённого формата.

Следующий уровень — платформа для управления задачами. Трекеры вроде Yandex Tracker, Kaiten или Битрикс24 позволяют фиксировать поручения, отслеживать сроки и видеть загрузку каждого работника. Руководитель получает объективную картину, а сотрудник — чёткий список приоритетов на день.

Комплексный подход к организации дистанционной работы команды включает несколько обязательных элементов:

1. защищённое подключение через VPN-шлюз с двухфакторной аутентификацией;
2. облачная среда для хранения и совместного редактирования файлов — без путаницы версий;
3. видеоконференцсвязь с возможностью демонстрации экрана и записи встреч;
4. система мониторинга, фиксирующая доступность рабочих станций и серверов в реальном времени;
5. единый портал техподдержки, куда сотрудник может обратиться, не покидая рабочий интерфейс.

Перечисленные решения формируют замкнутый контур: сотрудник подключается к ресурсам компании, выполняет задачу в облачной среде, согласовывает результат через видеозвонок и передаёт готовый файл без единого письма на личную почту. Контроль и безопасность остаются на стороне ИТ-службы.

Отдельного внимания заслуживает вопрос технической поддержки. Когда весь персонал находится в офисе, системный администратор решает проблему за пару минут. На удалёнке та же задача может парализовать работу на полдня, если у специалиста нет удалённого доступа к компьютеру работника. Поэтому наличие инструмента удалённого администрирования — не роскошь, а обязательное условие для дистанционного формата.

Ещё один важный момент — стандартизация рабочего места. Если каждый сотрудник работает на личном ноутбуке с произвольным набором программ, поддержка превращается в хаос. Эффективнее заранее подготовить типовой образ операционной системы с нужным софтом и политиками безопасности, а затем развернуть его на устройствах всех удалённых работников. Такой подход существенно сокращает время реакции на инциденты и упрощает труд администраторов.

Компания «Первый Бит» помогает бизнесу выстроить полный цикл удалённого рабочего места — от настройки VPN и облачных сервисов до круглосуточной технической поддержки. Специалисты БИТ.CLOUD выполняют мониторинг инфраструктуры, администрирование серверов и оперативное устранение инцидентов, чтобы сотрудники компании-клиента могли сосредоточиться на бизнес-задачах, а не на ИТ-проблемах.

База знаний для сотрудников

Один из главных рисков при переходе на дистанционный формат — потеря накопленной экспертизы. В офисе коллега может подсказать нужный регламент или показать, как работает конкретная процедура. Удалённый работник лишён этой возможности, и если ответ не зафиксирован в письменном виде, начинается бесконечная переписка, отвлекающая сразу нескольких участников команды.

База знаний решает эту проблему: все инструкции, регламенты, шаблоны и ответы на частые вопросы собраны в одном месте и доступны круглосуточно. Грамотно организованная база знаний сокращает время адаптации новичков и снижает нагрузку на линейных руководителей.

При создании базы знаний полезно учитывать несколько рекомендаций:

1. Структурируйте материалы по функциональным блокам. Отделы продаж, бухгалтерия, логистика и ИТ-служба работают с разными процессами — смешивать их в одном разделе нецелесообразно.
2. Назначьте ответственных за актуализацию. Устаревшая инструкция хуже её отсутствия: сотрудник следует неверному алгоритму и допускает ошибку.
3. Используйте визуальные элементы. Скриншоты, схемы и короткие видеоролики объясняют процесс быстрее сплошного текста и экономят время.
4. Настройте поиск по ключевым словам. Если работник не может найти нужную статью за 30 секунд, он вернётся к старому способу — будет дёргать коллег в чате.

Формат хранения зависит от масштаба бизнеса. Небольшой команде из 10–15 человек подойдёт структурированная папка в облаке с чётким оглавлением. Для компании с несколькими десятками или сотнями сотрудников разумнее использовать вики-систему, интегрированную с корпоративным порталом.

Помимо технических инструкций, база знаний должна содержать описание бизнес-процессов: кто за что отвечает, какова последовательность согласований, какие сервисы используются для конкретных задач. Такая документация особенно помогает при масштабировании — когда в команду приходят новые работники и им нужно быстро включиться в рабочий процесс, не отвлекая коллег от дела.

Не менее важно обеспечить контроль версий. Любое изменение в инструкции фиксируется, предыдущая редакция сохраняется. Это защищает от ситуации, когда кто-то случайно удалил или переписал ключевой регламент, а обнаружилось это спустя месяц.

Важно помнить, что база знаний — это живой инструмент, а не архив. Каждый закрытый инцидент, каждый нестандартный кейс должен дополнять её. Со временем накопленный массив превращается в конкурентное преимущество: компания быстрее обучает новых работников и меньше зависит от ухода отдельных специалистов.

В рамках ИТ-аутсорсинга «Первый Бит» помогает не только настроить техническую платформу для базы знаний, но и сформировать её начальную структуру под задачи конкретного бизнеса. Это особенно важно для организаций в Москве и регионах, где дистанционно работают распределённые команды и критически важно обеспечить единые стандарты качества.

У Вас появилось желание попробовать организовать удаленную работу своих сотрудников?

У компании «Первый Бит» есть огромный опыт обеспечения удаленной работы как своих сотрудников, так и сотрудников компаний-клиентов. На период пандемии мы абсолютно бесплатно предлагаем помощь в переводе сотрудников на удаленную работу.

Закажите обратный звонок, мы свяжемся с Вами и обсудим все нюансы подробнее прежде чем приступить к работе!

Оставить заявку на консультацию