Как упростить кадровый документооборот с 1С:Кабинет сотрудника

Быстро перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) в компании поможет программа 1С: Кабинет сотрудника. Этот сервис позволяет автоматизировать процессы взаимодействия работников предприятия и бухгалтерии, отдела кадров. Рассмотрим, основные возможности, преимущества решения, функционал, от чего зависит цена на 1С: Кабинет сотрудника.

Что такое сервис 1С: Кабинет сотрудника

Личный кабинет сотрудника в 1С – это специальный онлайн-сервис, с помощью которого можно упростить взаимодействие персонала организации и ее кадровой службы. Решение помогает перевести бумажный документооборот в электронный формат.

Программа легко интегрируется с различными версиями 1С, к примеру, такими как Управление предприятием, Зарплата и управление персоналом, Зарплата и кадры государственного учреждения, Комплексная автоматизация и т.д. Работа возможна с любого устройства через веб-браузер или мобильное приложение. Доступна совместимость с операционными системами Android и IOS.

Внедрение КЭДО позволяет предприятиям полностью отказаться от бумажных документов. Все необходимые справки, приказы и другие формы можно разрабатывать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде.

Кому подходит решение

Благодаря КЭДО работодатели могут оформлять трудовые договоры и большинство других кадровых документов, включая приказы, заявления, уведомления, расчетные листки, в электронном виде без распечатки (ст. 22.1 ТК РФ). Кадровые электронные документы подписываются электронной подписью и обладают полноценной юридической силой. Организовать ведение КЭДО можно путем подключения сервиса 1С: Кабинет сотрудника.

Это решение подходит предприятиям всем видов деятельности, масштаба, формы собственности и налогового режима. Программа будет полезна компаниям, которые стремятся автоматизировать процессы взаимодействия своих работников с отделом кадров и бухгалтерией. С помощью данного сервиса бизнес может решить самые важные задачи, включая:

• подтверждение получения расчетных листков;

• отражение сведений о зарплате и других начислениях;

• оформление заявления на отпуск;

• контроль состояния использования дней отпусков;

• отправка сотрудником работодателю заявления об отсутствии на рабочем месте по различным причинам;

• уведомление отдела кадров об изменении личных данных сотрудника, включая семейное положение, новые документы и пр.;

• оформление различных справок, к примеру, для визы, 2-НДФЛ, об использованном отпуске, с места работы и т.д.

Автоматизация HR-процессов в компании обеспечивает соблюдение требований законодательства в части КЭДО. Создание личных кабинетов сотрудников позволяет руководителям быть информированным по делам персонала, оперативно утверждать поступающие заявления. В свою очередь сотрудники могут своевременно просматривать расчетные листки за период работы в организации, узнавать о начале отпуска, подавать запросы на кадровые документы, уведомлять об отсутствии, проверять свою персональную информацию и т.д.

Преимущества сервиса 1С: Кабинет сотрудника

Основное преимущество сервиса состоит в оптимизации внутреннего кадрового документооборота предприятия. Среди других плюсов нужно отметить такие характеристики:

• Соблюдение требований трудового законодательства – прежде всего, в части выдачи работникам расчетных листков согласно статье 136 ТК РФ. Трудовое законодательство обязывает работодателей информировать персонал о составе заработка, размере других начислений и удержаний. Сформированный в программе расчетный листок автоматически отражается в 1С: Кабинет сотрудника. Работник в любой момент может запросить справку 2-НДФЛ.

• Организация кадрового учета всех сотрудников, включая основных и удаленных – с помощью сервиса можно автоматизировать и упростить весь цикл кадровых перемещений – от оформления на работу до перемещения между подразделениями или увольнения.

• Сокращение времени на обмен бумажными документами и экономия издержек компании – не нужно покупать расходники, к примеру, бумагу, картриджи для принтеров, чтобы распечатывать бумажные формы.

• Защита информации от несанкционированного доступа и утечек – доступ к системе предоставляется только авторизованным пользователям, вход осуществляется по персональному логину и паролю.

• Прозрачность условий труда – работники в любой момент могут получить данные о размере своей заработной платы, начислениях, удержаниях, количестве оставшихся дней отпуска. Ознакомиться с информацией можно в любое время из любой точки мира, главное – наличие стабильного интернета.

• Ускорение кадрового документооборота – подать заявление на отпуск, оформить вычеты по НДФЛ, больничные и т.д. работник может напрямую с планшета или смартфона. Есть возможность согласования документов с руководителем, после чего они напрямую попадают в базу 1С. Нет необходимости утверждать события по телефону, электронке или в бумажном виде.

Возможности

1С:Кабинет сотрудника – это удобный сервис для автоматизации кадрового документооборота предприятия. Работа с решением исключает риски ошибок из-за человеческого фактора. Подача заявлений в электронной форме позволяет быстро согласовать события. Вся информация оперативно отражается в личном кабинете работника. Рассмотрим основные возможности сервиса:

• Возможность редактирования данных работников – каждый сотрудник может самостоятельно изменять свои личные данные. К примеру, сведения о семейном положении и детях, контактную информацию, адрес, ФИО, паспортные данные, реквизиты для перечисления зарплаты. Также система позволяет прикрепить сканы документов и отслеживать их актуальность.

• Получение сведений о структуре предприятия – сервис содержит удобный интерфейс для уточнения организационной структуры работодателя. При необходимости сотрудник может получить контактные данные своих коллег и руководителей, изучить состав подразделений с указанием руководящих лиц и подчиненных. Есть доступ к внутренней документации с иерархией подчинений.

• Просмотр расчетных листков – в сервисе можно изучать расчетные листки за любой нужный период. Благодаря этому сотрудникам легко контролировать свои начисления, удержания и отчисления и нет необходимости обращаться в бухгалтерию. Доступ к данным открыт в любое время с любого устройства. Главное – наличие надежного интернет-соединения. Информация защищена от кражи и утери. Сведения предоставляются за нужный месяц с детализацией расшифровки. Расчетный листок можно скачать в нужном формате.

• Получение сведений об отпуске, подача работодателю заявлений на отпуска – работники могут в любой момент ознакомиться с графиком отпусков предприятия, получить информацию об остатке дней отпуска (с учетом уже использованных дней и запланированных), отправить заявление на отпуск. Информация об отклонении или одобрении отражается в личном кабинете с высылкой соответствующих уведомлений. Проверить статус можно в любой момент.

• Регистрация неявки и просмотр – через личный кабинет работник может заранее зарегистрировать свое отсутствие по различным обстоятельствам. К примеру, из-за болезни, личных причин, отгула, отпуска или командировки. В системе отражается история неявок, при необходимости можно запросить подтверждающие документы.

• Заказ справок – решение позволяет работникам запрашивать справки, к примеру, о стаже или доходах, для банков, с места работы и т.д. Отправить запрос можно через личный кабинет, по мере готовности поступает уведомление. Можно выбрать удобный способ получения.

• Предоставление заявлений на оформление вычетов – в 1С: Кабинете сотрудника можно подавать заявления на налоговые вычеты по НДФЛ. Так, можно оформить вычеты на лечение или обучение детей. Заявка автоматически передается в бухгалтерию организации, где данные обрабатываются без необходимости личного посещения.

Функции

Сервис 1С:Кабинет сотрудника разработан как комплексное решение для автоматизации и упрощения кадрового документооборота предприятия. Функционал включает следующие инструменты:

• Личный кабинет работника – позволяет сотрудникам управлять своими личными данными, получать доступ к расчетным листкам, сведениям о работе, отпусках и т.д.

• Кадровый ЭДО – создан для автоматизации процессов управления кадровыми документами, от момента разработки и заполнения до подписания электронной подписью и хранения. Есть возможность создания кадровых приказов, заявлений, запросов и т.д.

• Управление запросами, заявками – через сервис можно удаленно подавать заявки на отгулы, отпуска, командировки, изменение личных данных. Здесь же удобно отслеживать статус заявления при помощи уведомлений.

• Учет рабочего времени – в решении есть функция контроля и учета времени работы персонала, фиксации явки/неявки на рабочем месте. Дополнительно доступна возможность согласования времени отсутствия по различным причинам.

• Расчет зарплаты – через личный кабинет персонал может получать информацию о размерах начислений с учетом предусмотренных надбавок и доплат. Отдельно можно уточнить сведения об удержаниях и отчислениях.

• Взаимодействие внутри предприятия – сервис позволяет работникам обмениваться сообщениями, что помогает оперативно решать рабочие вопросы, экономить время, улучшить процессы коммуникации в коллективе.

Отзывы пользователей

Те, кто уже успел поработать с сервисом, часто отмечают удобство его использования. С помощью решения можно упростить получение различных справок, оформление отпусков, расчет зарплаты. Не нужно приобретать для каждого пользователя дополнительную лицензию. Вдобавок к веб-версии есть мобильное приложение.

В то же время приложение может работать со сбоями при наличии проблем с интернетом. Некоторые пользователи замечают, что трудно восстановить доступ после смены смартфона.

1С: Кабинет сотрудника – стоимость

На стоимость 1С:Личный Кабинет сотрудника влияет количество подключаемых работников. Минимально предоставляется доступ для 10 человек. Есть возможность работы в сервисе при аренде программы 1С, к примеру, 1С: Зарплата и управление персоналом.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника работает в таких программах как: 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», ред. ,1С:ERP Управление предприятием 2и с многими другими.

Все эти программы для удобства можно арендовать в облаке. 1С в облаке это:

• Отчётность прямо из 1С вовремя и без заминок
• Несколько баз в одной учетной записи
• 1С работает быстро
• Работа из любого места и с любого устройства
• Ежедневное резервное копирование Ваших баз
• Возможность проконсультироваться у специалистов по 1С и многое другое.

Оставить заявку на консультацию