Как упростить документооборот в компании

Эффективность работы бизнеса напрямую зависит от порядка в документообороте. Его оптимизация поможет упорядочить рабочие процессы компании, избежать хаоса в бумагах, обеспечить надежное хранение данных. Решить эти и другие задачи позволяет внедрение программы 1 С Документооборот. Этот современный продукт предназначен для автоматизации работы с документами, упрощения процессов делопроизводства в организации. Рассмотрим, что такое 1С Документооборот, для чего необходима программа, какими функциями, преимуществами и недостатками обладает.

1С Документооборот – что это такое

1 С Документооборот – это система автоматизации документооборота, которую разработала компания «1С». Программа дает возможность пользователям управлять документами предприятия на всех этапах их жизненного цикла – от разработки и регистрации до утверждения, хранения, изменения, архивирования.

Процесс автоматизации документооборота представляет собой широкий набор инструментов и решений для оптимизации работы с документами. В результате минимизируется человеческий фактор, снижается вероятность ошибок, повышается скорость движения документов в компании. По итогам внедрения все сотрудники предприятия экономят свое время и получают четкие алгоритмы для качественного взаимодействия.

Ведение электронного документооборота (ЭДО) позволяет обеспечить надежную защиту и безопасность данных. Ведь абсолютно все документы предприятия хранятся в цифровом виде, защищены сложными паролями и шифрованием.

Программа 1С СЭД подходит для компаний любых видов деятельности, масштаба, правовой формы и налогового режима. Решение легко интегрируется с другими продуктами 1С. К примеру, если создать документ в «1С: Бухгалтерия», то он автоматически переносится в 1С: Документооборот. Потом его можно передать на согласование и контролировать процесс исполнения вплоть до отправки контрагенту. Это позволяет улучшить производительность труда работников, а также сократить затраты предприятия на бумажную волокиту.

Основные возможности 1С Документооборот

Система 1С Документооборот поддерживает многопользовательский режим работы, доступна как через локальную сеть, так и онлайн, в том числе посредством доступа через браузерный клиент. Являясь комплексным решением, программа обладает большими возможностями, включая следующие характеристики:

• создание документов и файлов, хранение данных, возможность установки доступа с учетом пользовательских прав;

• работа с входящими документами, исходящими, договорными, внутренними;

• контроль процесса исполнения документов, отслеживание их состояния, выстраивание сложных процессов согласования с учетом особенностей деятельности организации;

• поиск нужных документов по штрих-кодам и/или ключевым словам;

• контроль рабочего времени персонала, эффективности исполнения ими поставленных задач;

• учет и контроль задач в рамках ведения проектной деятельности;

• автоматическое формирование отчетности, встроенная почта;

• все виды электронных подписей для утверждения документов;

• бесшовная интеграция 1С Документооборот и 1С Бухгалтерия для обмена данными;

• электронный обмен нужными документами с контрагентами предприятия и партнерами;

• настройка прав доступа пользователей к документам и т.д.

У программы 1С Документооборот СЭД нет какой-то определенной отраслевой принадлежности. Эта платформа является универсальной. Благодаря этому, продукт можно внедрить в любой компании, провести настройку под специфику работы конкретной организации. Далее расскажем подробнее про функционал ПО на примере версии КОРП.

Основные функции 1С Документооборот:

• Организация внутреннего документооборота в компании – программа позволяет создавать, корректировать, утверждать, регистрировать, систематизировать все виды документов. К примеру, приказы, служебные записки, счета, договоры, акты, технические документы, ОРД, проектные документы, заявки и т.д.
• Хранение документации и файлов – систему можно использовать для хранения всей документации предприятия по типу централизованного архива. В программе реализован специальный механизм связей для обеспечения полноты цепочки документов.
• Поиск нужных данных, печать штрих-кодов – изначально программа предназначается для хранения большого числа данных. Поиск можно выполнить с помощью быстрого отбора, по реквизитам, штрих-кодам, полнотекстовый. Есть функция поддержки штрихкодирования. Можно печатать коды на отдельных листах, в файл документа или на клеевой основе.
• Возможность использования электронных подписей – для визирования, согласования, утверждения документации специалистами предприятия.
• Ведение договорных документов и сопутствующих им – включает согласование договоров с контрагентами, контроль жизненных циклов, сумм, прохода сопроводительных документов, поступление скан-копий оригиналов утвержденных договоров.
• Встроенная бизнес-почта – программа дополнена широким набором инструментов для упрощения работы персонала. К примеру, есть специальная функция контроля «внутренняя – внешняя почта», которая отправляет пользователю предупреждения о пересылке внутренних сообщений на внешний сервер. С помощью этой функции можно подтвердить действие или, наоборот, отменить его.
• Управление проектами в 1С Документооборот – реализованы важные функции для проектной работы, включая планирование и постановку задач, контроль за их исполнением, оценку доступных ресурсов, формирование отчетов о результатах.
• Работа с бизнес-процессами и задачами – можно формировать задачи по их видам – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление. На основании данных процессов доступно формирование многоуровневых схем и маршрутов с разными переходами.
• Учет рабочего времени и контроль исполнительской дисциплины – программа позволяет вести учет рабочего времени сотрудников, контролировать чем они занимались в рабочее время, сколько времени было потрачено на исполнение той или иной задачи. Анализ можно вести по отдельным работникам, подразделениям предприятия, проектам.

Для чего нужен 1С Документооборот

Внедрение 1С документооборот помогает бизнесу не только управлять документами, но и автоматизировать другие виды рабочих процессов. Рассмотрим несколько примеров. Система 1С Документооборот может применяться следующими специалистами:

• HR-сотрудниками – с помощью программы можно упорядочить задачи по управлению персоналом. К примеру, создавать заявки на подбор сотрудников с учетом требований к вакансиям, настраивать маршрут обработки резюме, предусматривать проведение тестирования, собеседований, упрощать процесс приема на работу, организовывать мероприятия по адаптации новых работников и пр.
• Юристами – работа в 1С Документооборот упрощает проверку контрагентов предприятия, ускоряет разработку, согласование и заключение договоров. Специальный встроенный сервис предоставляет данные из ЕГРЮЛ, реквизиты организаций. Доступно подключение сервиса 1СПАРК Риски, который дает сведения о планах на ликвидацию или реорганизацию фирмы.
• Бухгалтерами – программа поможет согласовать бухгалтерские заявки на платежи, подготовить отчеты для руководителей, обработать электронные формы.
• ИТ-специалистами – сервис расширяет инструменты для IT-целей. К примеру, в системе можно автоматизировать обработку заявок на ремонт оборудование, техническую поддержку и апгрейд. Доступна настройка маршрутов обработки с учетом типа возникшей проблемы.

1С Документооборот – преимущества и недостатки

Основное назначение 1С Документооборот состоит в автоматизации процессов делопроизводства компании. Среди других преимуществ 1С Документооборот нужно отметить следующие характеристики:

• Сокращение сроков обработки документов за счет упорядочивания рутинных процессов.
• Уменьшение количества ошибок за счет исключения человеческого фактора и ручного ввода данных.
• Повышение управляемости и прозрачности процессов – в любой момент можно посмотреть, на какой стадии находится документ, кто отвечает за его разработку, утверждение и отправку.
• Улучшение взаимодействия между работниками и подразделениями предприятия.
• Повышение удовлетворенности персонала, а значит улучшение эффективности деятельности всей организации.

К недостаткам 1С Документооборота можно отнести сложности с внедрением, которые могут быть связаны с недостаточным уровнем обучения сотрудников. Также порой возникают проблемы с интеграцией с уже существующим ПО или подключением доступа. Чтобы этого избежать, приглашайте опытных специалистов для настройки, организуйте обучение персонала.

1С Документооборот – отзывы пользователей

Мнения реальных пользователей отмечают как положительные стороны программы, так и отрицательные. Среди положительных моментов отмечены удобство работы с продуктом, возможность интеграции с другими решениями, высокая скорость поиска информации, функция создания единых шаблонов, снижение объемов бумажного документооборота.

Пользователя упоминают и некоторые отрицательные стороны. Так, программа может подвисать при работе с большим количеством данных. Для эффективного использования продукта часто необходимо обучение сотрудников.

Вывод – автоматизация рутинных процессов с помощью 1С: Документооборота помогает экономить трудовые ресурсы, повышает эффективность и комфорт взаимодействия персонала, уменьшает риск ошибок, обеспечивает прозрачность и юридическую безопасность деятельности предприятия. Сотрудники организации могут меньше заниматься ежедневной бюрократией, уделить больше внимания важным задачам, результаты решения которых влияют на показатели работы всей компании.

Организовать документооборот, ускорить процессы согласования документов, выполнять задачи в срок поможет программа 1С: Документооборот ПРОФ. Решение предназначено в первую очередь для малого и среднего бизнеса, бюджетных учреждений с несложной организационной структурой. Крупным предприятиям с большим количеством персонала, разветвленной системой управления оптимально подойдет версия 1С: Документооборот КОРП.

Оставить заявку на консультацию