Как организовать удаленную работу в компании?

Многие работодатели привлекают дистанционных специалистов, которые исполняют свои обязанности без привязки к стационарным рабочим местам. Организация работы удаленных сотрудников требует правильного подхода к выбору инструментов для взаимодействия команды, учета и управления процессами. Рассмотрим, какие есть способы решения этой задачи, какой вариант выбрать.

Нюансы организации удаленной работы сотрудников

Особенность дистанционного формата работы заключается в том, что такие сотрудники могут выполнять свои должностные обязанности вне офиса. При организации удаленки и руководителям предприятия, и другим специалистам нужно соблюдать определенный порядок взаимодействия. Какие задачи необходимо решить в первую очередь:

• Обеспечить весь удаленный персонал необходимой техникой – это, к примеру, ноутбук или компьютер, принтер и телефон (часть 1 статьи 312.6 ТК РФ). Если сотрудник использует свое оборудование, работодатель обязан выплатить ему компенсацию и возместить соответствующие расходы.

• Установить необходимые для работы программы – включая учетные системы, мессенджеры для коммуникаций, решения для фиксации и контроля исполнения поставленных задач.

• Продумать систему защиты и безопасности данных – в этом на помощь придет система облачных хранилищ.

• Установить рабочие часы – в трудовом договоре каждого сотрудника необходимо прописать четкий режим времени работы и отдыха. Если этот пункт не предусмотреть, работник вправе определить режим своего рабочего времени самостоятельно.

Лучшие инструменты для организации работы удаленного сотрудника

Удаленка требует особого подхода. Для повышения эффективности деятельности всего бизнеса важно контролировать выполнение задач, правильно выстроить механизм взаимодействия между работниками, регулярно проводить совещания. При работе в офисе руководителю легче управлять рабочими процессами, но при дистанционном режиме этот аспект сложнее.

Избежать проблем помогает переход на цифровые системы и грамотная организация коммуникаций. Рассмотрим, какие сервисы пригодятся для организации удаленной работы в организации.

1. Таск-менеджеры

Специальные программы для управления проектами в дистанционном режиме позволяют оптимизировать работу, контролировать время исполнения, повысить прозрачность коммуникаций. Обычно функционал таких сервисов включает канбан-доски, с помощью которых удобно визуализировать поставленные, текущие и завершенные задачи и этапы их исполнения. Можно структурировать дела, устанавливать сроки, выстраивать приоритеты.

Есть отдельные опции для создания дорожных карт по долгосрочным стратегиям и диаграмм Ганта для планирования проектов, отслеживания прогресса. В качестве примеров таск-менеджеров можно привести сервисы WEEEK, Мегаплан, Kaiten, Trello, Яндекс Трекер и т.д.

2. Мессенджеры для корпоративных коммуникаций

Результаты удаленной работы в организации напрямую зависят от эффективности взаимодействия персонала. Обеспечить надежную связь и быструю коммуникацию способны корпоративные мессенджеры. Такие решения могут стать виртуальным офисом для удаленной команды. Здесь можно создавать отдельные чаты под разные проекты, общаться с коллегами, не отвлекаясь на личные переписки.

Корпоративные чаты можно использовать для обмена файлами, сообщениями и совместной работы внутри компании. Доступ предоставляется только авторизованным участникам, что обеспечивает безопасность передачи информации. При этом вся рабочая переписка, включая обсуждения и файлы, хранится в едином рабочем пространстве. Если необходимо, можно легко найти нужные данные и восстановить. Некоторые примеры таких мессенджеров – VK Teams, Яндекс Мессенджер, Росчат, Samoware, Dialog, eXpress и др.

3. Переход на 1С в облаке

Еще один вариант организации работы удаленных сотрудников – это переход на 1С в облаке. При подключении к услуге вы арендуете ПО. Все базы хранятся на удаленных серверах, для работы нужно только стабильное интернет-соединение.

Аренда предоставляется на условиях абонентской платы. Работа осуществляется через защищенное соединение. Для обеспечения сохранности данных регулярно выполняется резервное копирование данных. Использование облачных технологий идеально подходит удаленным специалистам. Организации не нужно приобретать оборудование, организовывать рабочие места, покупать ПО и лицензии, оформлять договор на ИТС, следить за обновлениями. Пользователь платит только регулярные платежи за использование сервиса.

Облачное решение обеспечивает доступ к базе данных, позволяет предприятиям вести учет, сдавать отчетность, контролировать бизнес-процессы и управлять ими через интернет. Фактически удаленные сотрудники могут работать с той же программой, что стоит в офисе, и при этом не выходить из дома.

Сервис подходит в первую очередь тем, кто работает с типовыми версиями 1С. При переходе в облако нужно просто перенести в него соответствующую базу данных. К примеру, 1C: Управление нашей фирмой. Поставщик услуги поможет перенести все файлы из «коробочной» версии в «облачную». Как правило, переход занимает около часа. При необходимости можно вернуть все данные обратно на офисный компьютер.

Размещение баз в облаке подходит предприятиям всех видов деятельности, форм собственности, любого масштаба. Такой способ организация работ с удаленными хранилищами данных и базами данных могут использовать как государственные учреждения, так и коммерческие компании.

Защиту данных обеспечивает хранение информации в защищенном Data центре 1С, который полностью соответствуют международным стандартам безопасности. Настроенный удаленный доступ предоставляется по протоколу https. Есть возможность расширения числа пользователей, добавления дополнительных возможностей в подписку ИТС. Пользователям доступна круглосуточная техническая поддержка.

4. Сервисы для совместного брейншторминга и дизайна

Трансформировать мысли и предложения в реальные решения позволяют сервисы для проведения брейншторма. С их помощью каждый участник команды, в том числе удаленный, может высказывать свою точку зрения, предлагать конкретные действия. При таком формате работы важно увлечь всех участников, чтобы максимально повысить качество мозгового штурма.

Для совместной работы используют канбан-доски, графические диаграммы, технику Post-UP. Рассмотрим эти методики подробнее.

Канбан-доска позволяет удаленщикам визуализировать рабочий процесс, наглядно отслеживать все этапы его воплощения в жизнь – от планирования до исполнения. Можно проконтролировать, на какой стадии находится каждая конкретная задача и в чем сложности с ее выполнением.

Метод графических диаграмм еще называют методом «рыбья кость» или диаграммой Исикавы. Этот инструмент используют для поиска причины проблемы. По внешнему виду такая диаграмма напоминает рыбью кость – с расположением основной проблемы в позвоночнике, дополнительных – в виде ребер. В ходе мозгового штурма по этому принципу участника стараются выявить возможные причины и варианты их решения с определением наиболее эффективного.

Еще одна популярная техника для командного мозгового штурма – метод Post-UP. Он основан на использовании специальных стикеров для фиксации возникающих идей.

Примеры сервисов, которые помогут в брейншторминге – Miro, Яндекс Доски. Платформа Miro – это интерактивная онлайн-доска, подходит для решения множества командных задач. К примеру, проведения мозговых штурмов, стратегического планирования, управления проектами.

Яндекс Доски позволяет пользователям совместно работать над проектами, создавать доски со списками, заметками. С помощью этого сервиса можно проводить семинары, мозговые штурмы, встречи, наглядно представлять результаты работы. Решение также подходит для дизайна. В сервисе можно создавать простые прототипы совместно с ключевыми стейкхолдерами (командой и заказчиком). Для наглядности любую информацию можно структурировать и представить сложные процессы с помощью визуальных карт.

5. Площадки для видеоконференцсвязи

Сервисы для проведения видеоконференций помогут организовать онлайн-встречи, включая переговоры или совещания. Проводить мероприятия можно как с внутренними командами, так и с внешними клиентами или партнерами. В режиме реального времени обеспечивается взаимодействие участников вне зависимости от их местоположения. Примеры сервисов – Compass, Яндекс Телемост, Труконф, SaluteJazz.

Решения отличаются функционалом, количеством участников встреч, стоимостью и дополнительными возможностями. При выборе оптимального варианта учитывайте следующие советы:

• Уточните совместимость решения с вашими устройствами – продумайте заранее, через какое оборудование будет удобнее организовать созвон. При частом общении с удаленными партнерами и сотрудниками проверьте, что доступно подключение без установки приложения.

• Число участников встречи – этот момент важен для тех, кто планирует организовывать масштабные по количеству участников мероприятия, к примеру, конференции.

• Дополнительные инструменты для совместной работы – подобные сервисы отличаются помимо самих видео-звонков дополнительными возможностями. Это такие полезные опции как опросы, чат для общения, реакции, демонстрация экрана, запись и расшифровка и т.д.

• Безопасность – обеспечить защиту информации помогает установка ПИН-кода, зал ожидания, разные уровни доступа, зал ожидания и т.д.

• Стоимость – цена различается в зависимости от политики разработчика, предлагаемых тарифов. Отлично, если есть бесплатная версия для ознакомления или тестовый период.

6. Системы мониторинга рабочего времени

Удаленная занятость предполагает контроль занятости сотрудников. Специальное ПО помогает организовать учет, фиксацию и анализ рабочего времени дистанционных специалистов. С помощью таких систем можно управлять трудовыми ресурсами, повысить производительность труда. Примеры таких сервисов – Monitask, ОфисМетрика, CrocoTime, Bitcop, DeskTime.

В компании Первый Бит можно купить программные решения 1С и отраслевые решения. Также мы предоставляем услугу размещения в облаке уже приобретенного лицензионного обеспечения, организации облачной инфраструктуры с дальнейшим администрированием.

Наши специалисты службы технической поддержки работают в режиме 24/7. Если вас заинтересовали наши услуги или остались вопросы, звоните нам или пишите через форму обратной связи на сайте. Мы будем рады проконсультировать вас, оформить договоры ИТС, настроить необходимую конфигурацию 1С и обеспечить комфортную работу из любой точки мира.

Оставить заявку на консультацию