Кадровое делопроизводство «с нуля»: как грамотно организовать

Ведение кадрового делопроизводства (КДП) обязательно для любых компаний – как небольших фирм или предпринимателей, так и для крупных предприятий. Грамотное оформление документов позволяет работодателям выполнить требования законодательства, избежать трудовых конфликтов с персоналом. Рассказываем, как организовать «с нуля» кадровое делопроизводство в 2024 году.

Что такое кадровый учет

Термин «кадровый учет» или «кадровое делопроизводство» законом не раскрывается. На практике под этим понятием подразумевается деятельность, которая обеспечивает ведение, учет, хранение, оборот и использование различных кадровых документов. Этими документами оформляется прием сотрудников на работу, увольнение, переводы, предоставление отпусков, направление в командировки и другие кадровые события. В зависимости от последнего могут составляться приказы о приеме специалиста на работу, увольнении и пр., а также ЛНА работодателя, которые регулируют вопросы трудовых взаимоотношений. К примеру, ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка, положение о командировках, график отпусков.

Способы организации кадрового делопроизводства

Точный порядок ведения в организации КДП в целом законом не установлен. Работодатель вправе самостоятельно организовать работу кадрового делопроизводства с учетом специфики своей деятельности. Для этих целей нужно разработать отдельный ЛНА (положение или инструкцию). В документе рекомендуется, в первую очередь, прописать лиц, ответственных за ведение кадрового делопроизводства, требования к оформлению и хранению кадровых документов.

Как правило, ведением КПД на предприятии занимается кадровик или, если компания крупная с большим штатом, самостоятельный отдел. В небольших фирмах соответствующие функции можно поручить уже имеющемуся работнику в виде совмещения.

Обратите внимание! Обязанности по ведению КПД необходимо прописать в трудовом договоре работника (часть 2 статьи 57 ТК РФ). Дополнительно работодатель может издать приказ о назначении ответственного сотрудника. Все эти действия можно оформить в одной программе - в 1С в облаке.

Какие кадровые документы обязательно оформлять

Окончательного перечня таких документов нет. Есть формы, обязательные и необязательные для всех работодателей. К первым относятся:

• трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности;

• штатное расписание;

• ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

• положение о защите персональных данных;

• трудовой договор;

• положение по оплате труда, если условия оплаты труда не установлены в договоре или ЛНА;

• приказы по личному кадровому составу – о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, командировках, премировании и пр.;

• график отпусков;

• табель учета рабочего времени;

• правила и инструкции по охране труда и т.д.

Организовать кадровое дело удобно в 1С: ЗУП в облаке. Конфигурация помогает оптимизировать кадровый учет в организации, оформлять приказы на прием, увольнение, переводы, вести штатное расписание, автоматизировать подбор персонала, проведение СОУТ, формировать отчеты по сотрудникам для СФР и ФНС.

Оставить заявку на консультацию