Электронная трудовая: что это, как вести

Электронная трудовая книжка представляет собой файл, содержащий те же данные, что и бумажный вариант документа. Переход на данный формат начался с 2020 г. Все инструменты, необходимые для ведения и создания ЭТК представлены на платформе 1С:ЗУП.

Как настроить работу с ЭТК в 1С:ЗУП?

Данное программное решение позволяет автоматизировать кадровую работу, избежать штрафов, связанных с нарушением порядка использования ЭТК. Для начала необходимо настроить платформу. Для этого нужно:

• Прейти в программе в раздел присоединенных файлов;
• Найти там ЭТК, т.е. карточку работника;
• Открыть вкладку под нужным именем;
• Заполнить соответствующие поля.

Следует учитывать, что для последующей подачи отчетности в ПФР нужно настроить функцию обмена данными с контролирующими органами. Кроме того, необходимо уведомить персонал о переходе на новый формат документации, ознакомив с таким уведомлением под роспись.

Формирование ЭТК

Если ЭТК еще не сформирована, придется сначала создать данный документ. С этой целью заполняется заявление. Необходимо выбрать в разделе кадров журнал соответствующих документов и нажать кнопку создания заявления.

В программе есть кнопка «Заполнить», при нажатии которой автоматически добавляются те работники, которые пока не подавали заявку на ведение ЭТК. Можно добавлять сотрудников и другим способом – через кнопки «Добавить» и «Подобрать».

При заполнении заявления нужно:

• Указать дату написания сотрудником бумажного заявления на ведение ЭТК;

• Отразить реквизиты приказов;

• Обозначить тип заявления (бумажное или электронное);

• Указать руководителя и точное название его должности.

Далее заявление распечатывается, в программе также есть возможность печати уведомления и рассылки этих документов по электронной почте. Если сотрудник отзывает свое заявление, это отображается в программе при помощи кнопки «Отозвано».

Подготовка отчетности

В 1С:ЗУП реализована возможность формирования отчетов СТД-Р и СЗВ-ТД. В эти отчеты сведения о кадровых событиях могут вноситься автоматически. Для использования опции автозаполнения нужно активизировать функцию отображения данных в каровых приказах о приеме на работу, переводах и увольнениях.

Форма СЗВ-ТД заполняется в разделе отчетности и справок, в журнале ЭТК через кнопку создания отчета. Здесь выбирается нужный вариант, после чего:

• Указываются организация и отчетный период;

• Нажимается кнопка заполнения – в документ автоматически попадают все работники, в отношении которых за указанное время происходили события кадрового характера);

• Отражается заявление по дальнейшему формату ведения – при наличии кадровых событий по данному сотруднику сведения подтягиваются автоматически, при их отсутствии поля заполняются вручную;

• Осуществляется переход во вкладку мероприятий, где выбирается заявление нужного сотрудника – при первой подаче данных добавляются сведения о предыдущей записи.

После заполнения формы ее нужно провести. Проверка правильности заполнения осуществляется по нажатию кнопки «Проверка», передача в ПФР – посредством выгрузки или отправки. По такому же принципу формируется СТД-Р.

Платформа 1С:ЗУП обладает всем необходимым функционалом для ведения ЭТК, передачи отчетности в электронном формате. При условии правильной настройки и ввода сведений без ошибок, никаких проблем в использовании сервиса не возникает. А если они появятся, за консультацией по поводу ведения ЭТК можно обратиться в нашу компанию.

Оставить заявку на консультацию