Что такое подотчет: документы, налоги, оформление

Работа с подотчетом ведется в каждой организации. Рассказываем, как выдавать деньги подотчетным лицам, в каком порядке отчитаться таким сотрудникам, как контролировать расчеты.

Что такое подотчетные суммы и как правильно вести подотчет

Подотчетные суммы – это средства, которые выдаются только работникам предприятия на хозяйственные нужды. К примеру, на закупку ГСМ, канцтоваров, мебели, оргтехники, на оплату различных услуг, включая интернет, ЖКУ и пр.

Порядок расчетов с подотчетниками рекомендуется составлять каждому предприятию. Хотя законодательно эта обязанность не утверждена, наличие такой инструкции помогает установить общие правила работы с подотчетными лицами. В том числе это сроки выдачи средств, возврата, окончательных расчетов, формы используемых документов и т.д.

Порядок расчетов

Согласно подпункту 6.3 пункта 3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У к подотчетным лицам относятся все сотрудники организации. К примеру, руководители, менеджеры, водители, заместители руководителей и т.д. При необходимости приказом директора можно утвердить отдельный перечень таких работников.

Выдаются подотчетные средства на основании письменного заявления специалиста или распоряжения руководителя организации. В документе нужно указать ФИО подотчетного лица (лиц), сумму средств и срок выдачи.

Окончательный расчет

Работник обязан отчитаться о фактических тратах в установленный руководителем предприятия срок. Для этого оформляется авансовый отчет, к которому прилагаются подтверждающие расходы документы. Унифицированный бланк № АО-1 утвержден в Постановлении Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55. Организация может воспользоваться этой формой или разработать собственную.

Уполномоченный работник предприятия проверяет полученные документы в установленные сроки. После утверждения отчета руководителем производится окончательный расчет. Если сотрудник израсходовал подотчетных денег больше, чем ему выдали, то предприятие возмещает перерасход. При возникновении обратной разницы работник должен вернуть неизрасходованный остаток в кассу организации наличными или переводом на расчетный счет. Сроки для таких операций устанавливаются в Порядке расчетов с подотчетниками.

Инвентаризация

Годовую инвентаризацию расчетов с подотчетниками нужно проводить перед формированием бухгалтерской отчетности. В некоторых случаях, к примеру, при реорганизации бизнеса, такая процедура является обязательной (часть 3 статьи 11 № 402-ФЗ от 06.12.2011, пункт 27 Положения по Приказу Минфина РФ № 34н от 29.07.1998). В ходе инвентаризации требуется проверить по каждому сотруднику следующие данные (пункт 3.47 рекомендаций по Приказу Минфина РФ № 49 от 13.06.1995):

●        Суммы, которые получили работники в подотчет.

●        Сроки представления отчетов и возврата остатка средств.

●        Целевое назначение расходов по отчетам.

●        Наличие подтверждающих траты документов.

Обратите внимание! Учет подотчетных лиц ведется на сч. 71. Для контроля за расходованием средств организуется аналитика в разрезе по каждому работнику.

Сроки представления отчета о расходах

За потраченные средства сотрудник обязан отчитаться. Срок предоставления такого отчета предприятие устанавливает самостоятельно. При этом необязательно соблюдать 3-дневный срок. Но есть нюансы по командировкам. Если работник вернулся из служебной поездки, он обязан отчитаться о тратах в 3-дневный срок (пункт 26 Положения по Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Оставить заявку на консультацию