1С: EDI – кому и для чего нужен

1С: EDI – это специальный модуль для прямого обмена электронными документами (финансовыми, коммерческими, логистическими) с торговыми сетями. Сервис успешно применяется для автоматизации и упрощения бизнес-процессов. При этом пользователям не нужно проводить дополнительные настройки, заниматься интеграцией и доработками. Данными можно обмениваться напрямую из интерфейса программы 1С: Предприятие 8.

Что такое модуль EDI в 1С

Модуль 1C: EDI разработан на платформе 1С: Предприятие. Решение можно использовать поставщикам для обмена электронными документами с торговыми организациями. Технология EDI (Electronic Data Interchange) позволяет автоматизировать обмен различными бизнес-документами. К примеру, накладными, счетами-фактурами, заказами, сведениями о товарах и услугах. Процесс полностью соответствует требованиям российского законодательства и правилам электронного документооборота.

Благодаря данной технологии пользователи могут запустить обмен напрямую в базе 1С. Никакие дополнительные настройки или доработки со стороны клиента не требуются. Решение совместимо и с облачными сервисами, включая 1С: Фреш, и с локальными программами на платформе 1С.

Для кого подходит

Интеграция программы 1С с модулем подойдет производителям, поставщикам и дистрибьюторам, которые:

• Ведут или собираются вести учет своей деятельности в программах 1С: Предприятие – в том числе, отражают хозяйственные операции, рассчитывают налоги, занимаются заполнением и сдачей отчетности.

• Взаимодействуют с различными региональными и федеральными торговыми сетями – к примеру, «Лента», «Магнит», «Подружка», X5 Group, Ozon, «Лемана ПРО», METRO, Auchan, «Яндекс.Лавка», «Утконос» и др.

• Получают от своих торговых сетей от 5 заказов в неделю и/или в заказах содержится от 5 позиций.

Модуль 1C: EDI не связан с какой-то определенной системой налогообложения, к примеру, ПСН, ЕСХН, упрощенной. Основная функция этого решения – автоматизация обмена электронными документами с торговыми сетями РФ.

Преимущества модуля EDI

Главная особенность модуля в том, что с его помощью торговые компании могут быстро оптимизировать ключевые бизнес-процессы. Среди других преимуществ нужно отметить следующие характеристики:

• Автоматизация загрузки данных в программу 1С – это уменьшает ошибки пользователей, позволяет сократить время на обработку счетов, заказов и других документов, улучшить качество обслуживания покупателей, минимизировать штрафные санкции.

• Сопоставление ассортимента – номенклатура поставщика и торговой сети сопоставляется автоматически, что ускоряет процессы разноса заказов и экономит время сотрудников.

• Упрощение процесса работы пользователей – в решении хранятся последовательность и регламент документов с учетом конкретной торговой сети. Есть встроенные подсказки по дальнейшей обработке в разрезе каждого заказа.

• Удобная интеграция с операторами EDI/ЭДО – что обеспечивает возможность прямого обмена информацией, документами с федеральными сетями без рассылки приглашений и дополнительных настроек. При таком подходе бизнесу не нужно тратить средства и время на хранение, печать, отправку документов. Компания может начать обмен с торговой сетью юридически значимыми документами и получать в электронном виде заказы сразу после подключения модуля. Дублировать одинаковые данные и переключаться между вкладками не требуется.

Наиболее востребована технология EDI в организациях с большим документооборотом. Прежде всего, модуль подходит для тех поставщиков, которые реализуют свою продукцию в российские торговые сети. Путем применения различных встроенных фильтров и ограничения доступа пользователей можно настроить под себя решение.

Возможности модуля 1С: EDI

В зависимости от редакции модуль поддерживает работу с такими конфигурациями как 1С: Бухгалтерия, 1С: Управление торговлей, 1С: Комплексная автоматизация, 1С: Управление нашей фирмой, 1С: Управление предприятием, 1С: Управление производственным предприятием и т.д. К основным возможностям сервиса относятся:

• Работа (отправка и прием) с заказами в 1С – позволяет пользователям принимать заказы от торговых сетей (ORDER), работать с цепочками EDI-документов, отражать заказы в программе 1С, формировать на их основе документы, подтверждать заказы ORDRSP, обмениваться сообщениями. Решение подсказывает следующие действия по каждому заказу отдельно.

• Формирование документов – доступно создание и отражение документов на реализацию, счетов-фактур. Есть встроенный обмен информацией с ЕГАИС и ВетИС и ЕГАИС, благодаря автоматической загрузке данных в документы об отгрузке. Кроме того, поддерживаются групповые операции, можно настроить отправку DESADV (уведомлений по отгрузке товаров) в торговую сеть и прием RECADV (уведомлений о приемке товаров) из торговой сети.

• Контроль за состоянием заказов – поддерживается контроль состояния заказов, массовая обработка различных электронных документов, в том числе групповая отправка, загрузка, подписание. При необходимости можно провести на основе RECADV корректировку учетных документов, выполнить автоматизацию обработки выявленных при приемке расхождений. Пользователь всегда видит стадию конкретного заказа с отражением следующего шага, к примеру, «Принять в работу», «Подписать» и т.д.

• Подготовка УПД – реализована возможность автоматического формирования документов, подписания квалифицированной ЭЦП. Можно настроить заполнения полей по требованиям каждой торговой сети, а затем выполнить отправку УПД.

Основные функции

Применение модуля EDI позволяет пользователям ускорить обмен электронными документами с торговыми сетями, контролировать всю цепочку поставок, хранить документацию в одной общей системе. Отметим некоторые функции решения:

• Подтверждение заказов с помощью уведомления ORDRSP – сообщение позволяет подтвердить, что заказ получен, а при необходимости отказаться от выполнения или внести в него изменения.

• Прием заказов (ORDER) от торговой сети, автоматическое отражение их в базе 1С, заполнение документа «Заказ покупателя/Счёт».

• Формирование и проведение в учете компании документации на реализацию товаров, включая счета-фактуры, на основании документов «Заказ покупателя/Счёт».

• Поступление от торговой сети уведомлений о приемке товара RECADV.

• Массовая обработка всех видов электронных документов – можно провести групповую загрузку форм или их отправку, подписать электронной подписью юридически значимые документы.

• Автоматизация обработки выявленных по итогам приемки полученных товаров расхождений, выполнение корректировки данных согласно информации из RECADV.

• Автоматическое формирование, подписание КЭП (квалифицированной электронной подписью) и последующая отправка УПД (универсальных передаточных документов), а также исправленной и корректировочной документации (УКД и ИУПД).

• Контроль состояния заказов – посредством отслеживания статусов документов (выполнен, отправлен, согласован), выявления ошибок, ленты событий.

• Обмен информацией с системами ЕГАИС и ВетИС – информация загружается из указанных источников автоматически в документы-уведомления об отгрузке.

Отзывы пользователей

Многие пользователи модуля отмечают, что EDI помогает бизнесу оперативно обмениваться документами со своими торговыми сетями. К примеру, в случае прихода товаров в систему уже внесены накладные, счета-фактуры и т.д. Это позволяет полностью автоматизировать всю цепочку обработки заказов – от его получения до дальнейшей реализации. В результате бизнес может уменьшить количество ручных операций, экономить время на обработку операции, снизить нагрузку на сотрудников.

В то же время некоторые пользователи столкнулись с отсутствием единого формата у разных торговых сетей. Однако этот момент предусмотрен в модуле, где можно настроить условия под требования конкретной торговой сети.

Стоимость модуля 1C: EDI

Сам модуль 1C: EDI предоставляется бесплатно. Оплачивать нужно только услугу подключения к платформе Docrobot/1С:EDI и сам трафик. Цена будет зависеть от конфигурации программы 1С, выбранного тарифа, числа пользователей и количества рабочих транзакций, которые необходимо выполнять. Такой операцией считается одна обработка любого документа (входящего или исходящего). Типы сообщений, которые участвую в EDI-обмене, нужно согласовывать со своей торговой сетью.

Чем больше включено транзакций в пакет, тем дешевле они обходятся. В месяц минимальное число транзакций – 50, максимальное – 250; в год минимальное число транзакций – 50, максимальное – 5000. Тариф подбирается индивидуально.

Как начать работу с модулем 1С: EDI

Для начала работы с модулем 1С: EDI, нужно оставить заявку на подключение. Это можно сделать на нашем сайте. Сразу после подключения технологии предоставляется возможность обмена в одном модуле ЭДО/EDI. В результате вы сможете автоматизировать торговые процессы, обеспечить обмен документами со своими торговыми сетями из одного окна, уменьшить число ошибок. Мы работаем по всей России, поможем вам подключить сервис 1С EDI, настроить его под ваши цели и задачи, проведем персональное обучение ваших работников.

У нас вы можете купить продукты 1С, в том числе программные решения для ведения бухгалтерского учета, автоматизации бизнес-процессов, складского учета и логистики, учета продаж и т.д. Также мы предоставляем услугу размещения в облаке уже приобретенного лицензионного обеспечения, организации облачной инфраструктуры с дальнейшим администрированием. Будем рады проконсультировать вас и ответить на все вопросы.

Оставить заявку на консультацию