1С:Распознавание первичных документов

Работники бухгалтерии, склада и других отделов предприятия тратят много времени на обработку различных документов. К примеру, счетов на оплату, накладных ТОРГ-12, актов оказания услуг, УПД, кассовых чеков и пр. Данные необходимо правильно отразить в базе, чтобы избежать ошибок в дальнейшем. Ручной ввод информации повышает риски некорректного заполнения и требует больших временных затрат. Сканер документов 1С позволяет отсканировать бумажные документы, преобразовать данные в учетные записи. Рассказываем о возможностях, преимуществах этого решения, о том, как подключить 1С: Распознавание документов.

Что такое 1С: РПД

Сервис 1С: Распознавание первичных документов предназначен для ввода бумажной и электронной первички (счетов-фактур, УПД, актов, накладных и пр.) в программу 1С по скан-копиям. Чтобы отразить записи в базе, пользователям больше не нужно вручную вбивать данные. Вся информация загружается автоматически благодаря этому решению.

К примеру, поставщик прислал вам многостраничные накладные по электронной почте. Чтобы «загнать» информацию в 1С, не требуется тратить несколько часов на заполнение позиций. Достаточно отсканировать документы через сервис 1С: РПД, а затем отправить файлы на распознавание. Новый сервис сам подберет в базе нужное для них место. Рабочий процесс по превращению бумажных бланков в электронные проходит быстро, просто и без ошибок.

1С: Распознавание первичных документов – преимущества использования

Данное решение работает со всеми основными первичными документами. Это в том числе накладные, счета, акты, УПД и УКД, счета-фактуры, кассовые чеки и т.д. Среди главных преимуществ использования 1С: РПД нужно отметить следующие характеристики:

• Сокращение времени на отражение данные – благодаря этому решению время ввода информации сокращается в 5-10 раз.
• Высокая точность распознавания информации – достигает 98%. Рабочие процессы проходят в уже знакомом пользователям интерфейсе программы 1С, без обращения к сторонним сервисам.
• Возможность использовать решение в программах, которые размещены в облаке 1С Фреш – к примеру, таких конфигураций как 1С: Управление нашей фирмой, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Управление холдингом, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление торговлей, 1С:Розница.
• Минимизация рутинных операций – обеспечивается автоматическим сопоставлением данных и загрузкой первички в базу 1С. В результате такой автоматизации работникам не нужно тратить время на сверку данных.
• Мобильность – решение можно использовать как для работы с компьютера, так и для работы со смартфона. Во втором случае необходимо скачать мобильное приложение «1С: Сканер Документов». Отсканированные с его помощью документы сразу отображаются в бухгалтерской базе.
• Плавное внедрение – автоматические рабочие процессы можно совмещать с традиционным ручным способом обработки информации. Внедрять сервис в работу можно постепенно, чтобы упростить переход на новое решение.

Сервис «1С: Распознавание документов» разработан и поддерживается фирмой 1С. Есть бесплатные тестовый период. Решение за считанные секунды распознает нужных контрагентов, номенклатуру и сопоставляет данные с объектами в информационной базе фирмы. В случае отсутствия совпадений сервис автоматически создает новые позиции.

Возможности 1С: Распознавание первичных документов

Сервис берет на себя работу по преобразованию бумажных документов в документы базы 1С. К основным возможностям решения относятся следующие:

• Работа со всеми стандартными форматами – можно сканировать фото или копии в стандартных форматах PDF, PNG, JPG, BMP, TIFF. Есть поддержка цифровых документов в форматах PDF, Word, Excel, OpenDocument, а также архивы — RAR, ZIP, и 7z.

• Может распознавать и сопоставлять контрагентов организации (поставщиков, покупателей, подрядчиков и пр.), номенклатуру и прочие данные с соответствующими объектами из программы 1С.

• Получение первички и занесение данных в базу – документы можно вводить в программу по одному или комплектом. Сканирование документов в 1С через сканер «пакетом» актуально при обработке многостраничных документов.

• Возможность использования поточного сканера – если к вам поступило много первички, все документы можно взять и загрузить пачкой в сканер. Затем нужно отправить полученный файл в 1С: РПД. Сервис распознает данные и разложит на комплекты. В случае отсутствия сканера вы можете использовать бесплатное мобильное приложение 1С: Сканер документов.

• Создание комплекта документов – под таким комплектом понимается группа первички на одну хозяйственную операцию. К примеру, накладная и счет-фактура. Сервис объединяет автоматически нужные документы в комплекты и далее проводит их совместную проверку и обработку. Если какие-то данные уже отражены в базе, то 1С: РПД добавит недостающие сведения, а к существующим прикрепит соответствующие сканы.

• Сопоставление информации из QR-кода на кассовом чеке с данными от налоговой службы – такие сведения необходимы для оформления путевого листа или авансового отчета. Чтобы считать QR-код с чека, удобно использовать приложение «1С: Сканер документов». Информация распознается автоматически.

• Сопоставление текстовой информации с объектами бухгалтерской базы – включает сопоставление данных по контрагентам, договорам, номенклатуре и т.д. Также проводится сверка по дате и номеру документа, табличным значениям, включая количество, цену, общую сумму, ставку НДС и пр.

• Возможность самостоятельной проверки сформированных документов пользователем в специальном визуальном редакторе – к примеру, если каких-то объектов еще нет в базе, можно подтвердить их создание на основе распознанной информации. Если у объектов разное название, можно вручную выбрать нужное. В дальнейшем сервис запомнит этот выбор и использует его автоматически при сопоставлении данных.

• Внесение документов доверенными лицами – благодаря приложению «1С: Сканер документов» можно получать документацию не только от контрагентов предприятия, но и различных доверенных лиц. К примеру, при получении руководителем документов от партнера, можно сразу переслать их в базу. Или водитель может приехать на склад, получить там сопроводительные документы на отгрузку, сфотографировать их и отправить данные в базу. Для пересылки достаточно иметь при себе планшет с камерой или смартфон.

Как в 1С прикрепить скан документа

Как правило, первичка в организацию поступает в виде бумажных документов или копий по электронной почте. Чтобы занести нужный документ в систему, сделайте следующее:

• Сфотографируйте или просканируйте бумажный бланк – если документов много, для этого удобно использовать поточный сканер. Далее загрузите информацию в базу 1С. Распознавание документов в 1С УНФ или другой версии выполняется автоматически. Сервис самостоятельно поймет, какой документ вы загрузили – многостраничный pdf или одностраничный, или архив с разными файлами.
• Подождите, пока система распознает данные – скорость обработки информации зависит от разных факторов, в том числе качества изображения и объема документов. Обычно первые результаты появляются за пару минут. В случае загрузки больших размеров информации, некоторое время нужно подождать.
• Проверьте корректность полученных результатов и создайте учетные документы в базе – точность будет зависеть от качества картинки. В первую очередь сопоставьте наименование контрагентов, ассортимент. Сервис автоматически сопоставляет информацию путем перекрестных и арифметических проверок. Если будут сомнения или подходящих совпадений нет, вам придется создать в справочниках новые позиции или подтвердить сопоставления.

Дополнительно можно использовать мобильное приложение, чтобы сфотографировать документы и загрузить их в сервис для последующего автоматического ввода в базу. С помощью «1С: Сканер Документов» можно сразу перенести нужные документы в программу в доступном для обработки виде.

Разновидность создаваемого входящего бланка зависит от того, какой именно документ распознается. К примеру, если от поставщика вы получили счет на оплату материалов, то в программе будет создан «счет на оплату (полученный)». Если это ТОРГ-12, УПД или акт, или другие формы накладных, то создается «приходная накладная» и т.д.

1С: Распознавание первичных документов – как подключить

Для подключения сервиса нужно подобрать подходящий для вашей организации тариф и оплатить подписку ИТС. Общая стоимость будет зависеть от числа страниц для распознавания, тарифа. Пользователям конфигураций «1С: Документооборот 3.0» КОРП, ДГУ, КОРП, Холдинг, начиная с релиза 3.0.15, доступен специальный тариф «Распознавание текста». Чтобы подключить в базе 1С: РПД, сделайте следующее:

• войдите в раздел «Настройки»;
• перейдите в подраздел «Интеграции»;
• выберите «Распознавание документов»;
• отметьте галочкой опцию «Использовать распознавание документов»;
• в подразделе сервис появится пункт «Загрузить документы из сканов (фото)»;
• нажмите на эту ссылку для перехода на форму «Распознавание документов». Далее нажмите «Подключить сервис» и «Начать использовать». Затем пройдите авторизацию путем ввода данных аккаунта в «1С: ИТС».

Рабочее место распознавания документов включает баланс (в левом верхнем углу). Здесь отражается срок действия тарифа и число страниц, которые остались для загрузки. Также доступен отбор по загруженным документам, контрагентам и организации. Под табличной частью располагается основная командная панель.

В компании Первый Бит вы можете купить уже готовые программные решения от 1С, в том числе сервис 1С: Распознавание первичных документов. Есть бесплатный пробный период. Также мы предоставляем услугу размещения в облачном сервисе уже приобретенного лицензионного обеспечения, организации облачной инфраструктуры с последующим администрированием.

Оставить заявку на консультацию