Как грамотно выбрать систему ЭДО

Для обмена документами с другими лицами компании нужно использовать систему электронного документооборота (ЭДО). Эта платформа позволяет оптимизировать процессы делопроизводства бизнеса. С ее помощью можно создавать, подписывать, согласовывать документы, обмениваться файлами с контрагентами, сотрудниками, госорганами. Рассказываем, как выбрать систему ЭДО, на что обратить внимание для повышения эффективности работы.

Система ЭДО – что это такое

СЭД – это набор функций для автоматизации рабочих процессов бизнеса в сфере электронного документооборота. С помощью ЭДО организации могут перевести «в цифру» внутреннее и внешнее делопроизводство, обмениваться данными с госорганами и контрагентами. СЭД облегчает управление документами предприятия. Платформу устанавливают на компьютер или используют в облачной версии.

Критерии выбора системы ЭДО

СЭД может принести пользу бизнесу, если она правильно выбрана. Базовыми функциями считаются следующие:

●        Надежность поставщика – при отборе поставщика ЭДО важно обращать внимание на его репутацию, длительность работы на рынке, положение в рейтинге интеграторов ЭДО. Хорошо, если у компании большой опыт разработок в этой сфере, а создание продуктов уже налажено.

●        Безопасность – чтобы информация не попала в руки мошенников, нужно уточнить, как поставщик обеспечивает безопасность данных в ЭДО. Рекомендуется узнать, как и где хранится информация, создаются ли резервные копии, включен ли поставщик в реестр операторов персональных данных, есть ли у него лицензии и сертификаты от ФСТЭК или ISO.

●        Функциональность ЭДО – с учетом поставленных перед бизнесом задач нужно определить, какие именно документы необходимо перевести в ЭДО, доступна ли интеграция с CRM/ERP и проверка действительности электронной подписи. Есть ли модули уведомлений, аналитика по документам, правовая поддержка ЭДО. Хорошо, если разработчики предоставляют мобильное приложение ЭДО, облачные сервисы ЭДО и персонализированный документооборот.

●        Удобство использования – интуитивно понятное ПО системы ЭДО позволяет пользователям быстро разобраться в особенностях работы с программой. Поэтому лучше выбирать решения с простыми настройками, встроенными подсказками, готовыми шаблонами, гибким поиском и возможностью фильтрации документов. Удобно, когда есть интеграция существующих систем ЭДО в 1С. Так можно быстрее настроить работу.

●        Отказоустойчивость сервиса – позволяет ПО работать без сбоев даже при повышенных нагрузках в организациях с большим документооборотом.

●        Тест-драйв – некоторые поставщики программ дают своим клиентам возможность бесплатно протестировать сервис. За это время можно понять, подходит вам СЭД или нет.

Оставить заявку на консультацию